3.6.2. Kommunikationsplan

Ein weiterer Dreh-und Angelpunkt im „Change-Management-Framework“ ist der Kommunikationsplan. Aufgabe der Kommunikation ist es dafür zu sorgen, dass Informationen von Stakeholdern präzise aufgenommen, verteilt und korrekt dargestellt werden. In einem Change-Projekt kann Kommunikation auch Lobbyarbeit sein, denn der Informationsbedarf steigt während eines Veränderungsprojektes enorm an. Qualifizierte Kommunikation wird so ebenso mit zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor (Doppler & Lauterburg, 2005).

Die erste Version des Kommunikationsplanes wurde für dieses Programm in Vorbereitung auf die Implementation an Hand der Ergebnisse der Interviews und der Stakeholder-Analyse erstellt und wird später kontinuierlich verfeinert. Aus der Stakeholder-Analyse lassen sich leicht diejenigen Personen oder Personengruppen identifizieren, die einen erhöhten Informationsbedarf haben und auf Grund ihrer Stellung oder Aufgaben in der Organisation für eine erfolgreiche Implementierung essentiell sind.

Nach Festlegen der Zielgruppen werden geeignete Medien ausgewählt und ein erster Entwurf der Kommunikationsbotschaften erstellt und in einen zeitlichen Verlauf zum Projektplan gebracht. Auf Basis des Entwurfes werden nun die Aufwände für notwendige Informationsveranstaltungen, Individualgespräche und das Erstellen der sogenannten Use-Cases abschätzt. Diese Aufwände müssen fest im Projektbudget eingeplant werden.

Use-Cases sollen für die jeweilige Zielgruppe den Nutzen, aber auch die zukünftige Aufgaben und Rollen beschreiben und definieren. In einem Use-Cases wird der Projektnutzen für das Tagesgeschäft dargestellt. Use-Cases müssen durch geeignete Kommunikationskanäle „verkauft“ werden. Generell sind für erfolgreiche Kommunikation stets die Fachleute aus den betroffenen Organisationsteilen hinzu zu ziehen. Dies gilt umso mehr für fremde Kulturen. Für dieses Programm wurde bereits ein erster Kommunikationsplan entwickelt. Die Überlegungen für Use-Cases stehen noch am Anfang.