4.3.2. Einladungen

„Wer Ausstellungsflächen auf Fachmessen belegt, kommt an Einladungen für Kunden und Interessenten nicht vorbei. Ohnehin bringen viele Besucher immer weniger Zeit mit, im Schnitt bleibt jeder Teilnehmer eineinhalb Tage und besucht in diesem Zeitraum 16 bis 18 Stände, ermittelte der Ausstellungs- und Messeausschuss der deutschen Wirtschaft.“ 35 Eine halbe Stunde pro Stand kann man pro Besucher einplanen, wenn man davon ausgeht, dass dieser zusätzlich noch Kongresse bzw. Seminare, welche parallel zur Fachmesse angeboten werden besucht. Die Qualität der Gespräche hängt allerdings nicht von der Dauer ab. Die Mehrzahl der Aussteller ist mit der Qualität der Messekontakte zufrieden oder sogar sehr zufrieden. Genau hier findet man den Anreiz möglichst viele Teilnehmer einzuladen.

„Voraussetzung für die Messeeinladung sind klar definierte Messeziele. Erst wenn der Aussteller weiß, ob er auf der Messe neue Produkte präsentieren, sein Image pflegen oder lediglich die Konkurrenz beobachten will, kann er sich Gedanken über die Zielgruppen machen. Eine Messe ist eine gute Gelegenheit, Kontakt mit verlorenen Kunden in zwangloser Umgebung wieder aufzunehmen.

Bleibt die Frage, welche Inhalte in der Einladung kommuniziert werden. Egal ob der Messestand die Kontaktpflege unterstützt, mit Events wirbt oder neue Produkte präsentiert: Der Kunde sollte wissen was ihn erwartet.“³⁶

Beim Planen der Einladungskampagne sollte man folgende Dinge berücksichtigen. Wann sind Feiertage und Ferien? Entscheider, Führungskräfte oder auch Gäste mit langer Anreise benötigen mehr Vorlaufzeit für ihre Terminplanung. Welche anderen Marketingmaßnahmen sind geplant (inhaltliche & terminliche Abstimmung)? Auch sollte man intern genau organisieren, wer kümmert sich um was? Es gilt dabei zu klären, an wen gehen die Rückläufer der Einladung? Wer kümmert sich um die Terminkoordinieriung?³⁷

Man kann im Wesentlichen zwei Formen der Messeeinladung unterscheiden: Print und Online.

Printeinladungen passen eher, wenn auf einer Messe eine hochwertige Betreuung versprochen wird und wenn diese Form zu der Kundenzielgruppe passt. Briefe bzw. Postkarten haben bei den Empfängern eine höhere Wertigkeit. Allerdings sind die hier anfallenden höheren Kosten zu berücksichtigen.

Der Vorteil von Emaileinladungen ist, dass sich die Empfänger durch einen Klick direkt bei der Messe registrieren können und sich auch gleich ihr Ticket ausdrucken können. Durch ein telefonisches Nachfassen der Verkäufer bei den Kunden, kann man direkt nachfragen ob die Einladung per Email angekommen ist und ob man direkt einen Termin für die Messe vereinbaren möchte.

Natürlich kann man in einem mehrstufigen Einladungskonzept auch beide Formen kombinieren. Bewährt haben sich hier z.B. eine „Save the Date“ – Email im ersten Schritt und dann im zweiten eine postalische Einladung.

Um neben Produktneuigkeiten noch mehr Anreize bei den Kunden zu schaffen, kann man in seinem Einladungsmailing noch ein Gewinnspiel ankündigen, an dem – selbstverständlich – nur teilnehmen darf, wer auch am Messestand vorbeischaut. Spielereien wie diese können entscheidungsschwache Kunden vielleicht doch noch dazu bewegen, auf die Messe zu kommen. Die große Masse kommt aus Interesse und weil sie über einen oder mehrere Kanäle persönlich angesprochen wurde.

Um das Einladungskonzept abzurunden, gehört heutzutage eine Microsite neben einer postalischen oder elektronischen Einladung zum Standard. Dort wird der komplette Messeauftritt beschrieben – mit Infos, Services und Filmen. Und natürlich dient dieses Instrument auch als Kommunikationsplattform. Kunden können ihre Nutzerdaten hinterlegen und Kontakt zum Unternehmen aufnehmen.³⁸

³⁵ Bottler, Stefan: Schnell und unterschätzt, in: Acquisa 11 (2009), S. 42.
³⁶ Vgl. Bottler, Stefan: Schnell und unterschätzt, in: Acquisa 11 (2009), S. 42-43.
³⁷ Vgl. MEPLAN: 10 Steps zum sicheren Messeerfolg, in: Ausstellerhandbuch zu der Laser – World of Photonics, (2011), S. 15.
³⁸ Vgl. Streif, Stephanie: Auf die Messe – fertig, los, in: Acquisa 10 (2010), S. 28.