3.2. Eigenständige Vertriebssoftware (Salesforce / CentralStation)

Neben den Integrierten ERP-Vertriebssoftwares gibt es auch eigenständige Softwarelösungen wie Salesforce oder CentralStation. Hierbei hat man ein eigenständiges Programm, das auf das ERP-System zugreifen kann, um die Daten zu laden. Diese Softwares sind speziell für den Vertrieb und angrenzende Bereiche (Marketing, Verkauf etc.) ausgelegt und bieten App Lösungen um auch mobil mit dem Handy, Tablett oder PC schnell auf erforderliche Daten zugreifen zu können. Gerade diese Softwares eignen sich für den KMU-Bereich, da Sie hierauf den Fokus legen. Hierbei wird ein schneller Support großgeschrieben, der bei größeren ERP-Anbietern teilweise verzögert ist für KMUs.

Folgende Funktionen bieten diese Softwarelösungen:

1. Kontaktdaten organisieren

Im ERP-System, Office ist die Verwaltung von Kunden und Kontakten ebenso übersichtlich und einfach. CRM-Systeme bieten den Vorteil, dass die Eingabe von Kontaktaden von potentiellen Kunden und bestehenden Kunden erleichtert wird. Wichtig ist auch, dass jeder Mitarbeiter nachvollziehen kann, was mit wem kommuniziert wurde. Die manuelle Pflege und Aktualisierung der Daten sind teilweise automatisiert und einfacher. Mit der Vertriebssoftware kann der Mitarbeiter Kontaktdatensätze erstellen und Informationen von Kunden speichern. Dies sorgt für eine übersichtliche und einfache Verwaltung von Kontakten und sorgt für einen reibungslosen Prozess. Bei manchen werden zusätzlich nach Eingabe des Kontaktes automatisch Unternehmenseinträge ausgefüllt.

2. Vertriebsprognosen

Verschiedene Ebenen von Angeboten lassen sich abbilden. Hier können den Angeboten verschiedene Phasen zugeordnet werden, beispielsweise ist das Angebot noch aktuell, wurde hieraus bereits ein Auftrag erstellt oder ist es zu keinem Abschluss gekommen. Je genauer man diese Phasen einteilt und abbildet, umso besser lassen sich daraus auch die Vertriebsprognosen erstellen.

3. Berichterstattung

Für einen täglichen Überblick der Arbeit werden bestimmte Daten benötigt, beispielsweise die Anzahl der offenen Angebote, vereinbarte Termine oder offene Aufgaben. Für die obere Führungsebene wird zusätzlich die Option geschaffen, die aktuelle Arbeit zu analysieren und ggf. Optimierungsbedarf auszutauschen.

4. Aufgaben verwalten

Eine integrierte Aufgabenverwaltung sorgt dafür, dass man nicht zwischen verschiedenen Tools und Systemen wechseln muss

5. E-Mail-Signaturen und Vorlagen

Mitarbeiter verbringen einen Großteil Ihrer Arbeitszeit mit E-Mails. Wiederkehrende E-Mail können als Vorlagen gespeichert werden und häufig versendete Informationsmaterialien, wie eine Firmen – oder Produktübersicht können zentral gespeichert werden und somit leichter versendet werden, mit dem gleichen aktuellen Stand für alle Mitarbeiter.

6. Automatisierte Kontaktaufnahme

Durch personalisierte follow up E-Mails oder Benachrichtigungen und Erinnerungen können offene Punkte leichter nachgefasst werden. Zudem besteht die Möglichkeit informiert zu werden, wenn der Kunde einen Link oder Anhang öffnet und kann direkt hierauf Bezug nehmen.

7. Automatische Datenerfassung

Eine Nachverfolgung der Kontaktaufnahme ist sowohl für potenzielle als auch bestehende Kunden wichtig und hilfreich. Mit vielen Vertriebssoftwares lassen sich Anrufe und E-Mails in einer Chronikansicht eines Kontaktes bereitstellen.

8. Mobile Version

Vertriebsmitarbeiter benötigen im Außendienst mobilen Zugriff auf die Vertriebssoftware, im besten Fall per App abgestimmt auf das Endgerät. Diese Funktion bieten nahezu alle Vertriebssoftwares.

9. Marketingintegration

Mit einer gut geführten Kundendatenbank kann man neue Produkte oder Ereignisse an die richtigen Kontakte bei bestehenden oder potenziellen Kunden verschicken und so optimiert Informationen an die betroffenen Kontakte versenden.

10. Meetings buchen

Viele Meetings – Funktionen lassen sich mit den Vertriebssoftwares aufrüsten. Man kann dem Kontakt einen Link schicken, in dem dieser einen passenden Termin wählen kann. Somit stellt man sich bei der Terminfindung besser auf den Kunden ein.

Dennoch sind mit diesen Softwarelösungen zusätzliche Kosten verbunden. Aktuell[1] zahlt man zwischen 18€ und 300 € monatlich extra, um diese Software zu nutzen. Teilweise auch an Pro aktiven Benutzer. Natürlich müssen sich diese Extrakosten mit einem höheren Umsatz und Gewinn erstmal finanzieren.

[1]

Stand 09.08.2022