3.7 Berichtswesen

Der Nutzen von Berichten hängt stark von deren Nutzungszweck und adressatengerechten Aufbereitung ab. Grundvoraussetzung für die Erstellung von Berichten ist, dass die kritischen Erfolgsfaktoren des Unternehmens bekannt sind. Die Art der Ausgestaltung von Berichten hängt dabei primär vom Berichtszweck, der Nutzungsart und vom Informationsempfänger ab. Controller sollten sich vor der Berichterstellung daher folgende Fragen stellen:¹⁹³

• Was ist der Zweck der bereitgestellten Informationen und wie werden diese genutzt?
  Es gilt zu klären, ob Manager Berichte eher instrumentell, also die Willensbildung und Entscheidungsfindung unterstützend, konzeptionell, d.h. zur Förderung des Verständnisses des Geschäfts, oder symbolisch, d.h. zur Durchsetzung der eigenen Entscheidungen und Beeinflussung anderer, einsetzen.¹⁹⁴ Die unterschiedlichen Ansätze beeinflussen entsprechend die Ausgestaltung und Art der Berichte.
• Welcher Berichtstyp und welcher Berichtstermin bieten sich an?
  Weber und Schäffer unterscheiden hier zwischen Standardberichten und Bedarfsberichten. Der Zweck von Standardberichten liegt schwerpunktmässig auf der Dokumentation mit „diagnostischem Charakter, turnusmässiger Planung oder Kontrolle“.¹⁹⁵ Bedarfsberichte werden auf die spezifische Situation angepasst. Nicht nur die Ausgestaltung, sondern auch der Aufwand für die Berichtserstellung ist je nach Typ entsprechend unterschiedlich.
• Wie kann der Bericht adressatengerecht in Inhalt und Form gestaltet werden?
  Um zu wissen, in welcher Tiefe ein Bericht auszugestalten ist, müssen nicht nur die persönlichen Bedürfnisse der Berichtsempfänger berücksichtigt werden, sondern auch deren hierarchische Stellung im Unternehmen. So sind z.B. für einen Vorstandsvorsitzenden andere Informationen relevant als für einen Vertriebschef, um in seiner Funktion eine wirkungsvolle Steuerung seines Verantwortungsbereiches wahrnehmen zu können. Der Detaillierungsgrad der Informationen spielt hier eine zentrale Rolle.
• Was ist der relevante Inhalt, der dem Manager im Gedächtnis bleiben sollte?
  Berichte sollten sich auf das Wesentliche beschränken und die Informationen herausstellen, die für den Berichtsempfänger wirklich relevant sind. Die Bedürfnisse sind mit den jeweiligen Adressaten kritisch abzuklären.

Aufgrund dieser Fragen lassen sich die Gestaltungskriterien von Berichten ableiten. Controller müssen also ihre Adressaten und deren Wünsche kennen und sollten daher idealerweise in regelmässigem Austausch mit ihnen stehen.

Nachdem nun der Begriff, der Zweck, die Aufgaben und Instrumente des Controllings sowie Ansätze zur organisatorischen Eingliederung des Controller-Dienstes aufskizziert wurden, beschäftigt sich der nachfolgende Abschnitt mit der konkreten Frage, welchen Anforderungen ein Planungs- und Controllingsystem im SVV gerecht werden soll. Basierend auf den in Abschnitt 4 festgelegten generellen Zielsetzungen und Anforderungen folgt in Abschnitt 5 die Analyse des strategischen und operativen Controllings im SVV.

¹⁹³ Vgl. Wohlleben (Techniken der Präsentation) 105f. und Steinle/Bruch (Controlling: Kompendium für Controller/innen und ihre Ausbildung) 582f.
¹⁹⁴ Vgl. Weber/Schäffer (Einführung in das Controlling) 81
¹⁹⁵ Weber/Schäffer (Einführung in das Controlling) 228f.