4.5.2. Projektabnahme

Die zeitnahe Projektabnahme ist eine konkrete, kritische Thematik. Die verzögerte Faktura und insbesondere die verzögerte Freigabe von Ressourcen aus bereits abgeschlossenen Projekten sind erhebliche Schwachstellen bei der FocusInsight.

Olfert spricht hierbei von der Phase der Projektauflösung, zu welcher auch gehört, die Projektmitarbeiter an neue Aufgabenbereiche zu vermitteln.⁵⁴

Unterstützt werden soll eine zeitnahe Projektabnahme mit einer Prozessvorgabe und einem einheitlichen Abnahmeprotokoll. Der Prozess soll sicherstellen, dass die Abnahme aktiv durch die FocusInsight beim Kunden eingefordert wird. Notwendig für eine offizielle Abnahme durch den Kunden ist auch ein mit dem Kunden abgestimmter Projektauftrag, der sämtliche Inhalte und Kriterien für eine Abnahme beinhaltet. Die Grundlage für eine zeitnahe Abnahme wird also bereits zu Beginn, respektive im Vorfeld der eigentlichen Projektrealisierung gelegt.

„Die Abnahme ist ein entscheidender Meilenstein im Projektablauf.“⁵⁵ Diese eindeutige Aussage in der Literatur, findet bei den Projektmanagern der FocusInsight heute nicht den korrespondierenden Stellenwert. Die Projektleiter sind sehr darauf bedacht, die Fertigstellung des Gewerks zu erreichen. Die anschließende Abnahme wird oftmals vernachlässigt.

Die Zieldefinition im Projektauftrag dient als Kriterienkatalog bei der Abnahme des Gewerks. Für die Abnahme muss ein definiertes Protokoll als Bestandteil des Projektmanagement-Handbuchs erstellt werden. Als Arbeitsanweisung muss festgehalten werden, dass durch die Berater eine pünktliche Abnahme durch den Kunden angestrebt werden muss. Dabei muss auch darauf verwiesen werden, dass in den Werkverträgen der FocusInsight die Pflicht eine Abnahme zeitnah durchzuführen, als Pflicht des Kunden grundsätzlich definiert ist.

Sollte die Abnahme nicht vollständig möglich sein, soll die Abnahme mit Mängeln erfolgen. Damit ist sichergestellt, dass bei der danach anstehenden Abnahme nur noch die festgehaltenen Mängel beseitigt werden müssen. Oftmals halten nichtfunktionale Anforderungen des Kunden eine Abnahme immer wieder erneut auf. Hierzu gehören beispielsweise Layoutänderungen in Berichten. Dem soll künftig durch die Abnahme mit Mängeln begegnet werden.

Die Tatsache, dass eine Abnahme durch den Kunden erfolgen muss, ist in Deutschland gesetzlich geregelt. 56 Dieses Wissen ist an die Projektleiter weiterzugeben. Es wird davon ausgegangen, dass diese mit diesem Wissen im Hintergrund, die Abnahme durch den Kunden forcieren können. Um den Prozess zu vereinfachen, soll ein einheitliches Abnahmeprotokoll zur Verfügung gestellt werden.

Richtige Mängel, im Sinne eindeutiger Fehlfunktionen, beispielsweise falscher Berechnungen in Berichten o. ä. müssen, aufgrund der Gewährleistung von zwei Jahren, auch nach einer formalen Abnahme, behoben werden. 57 Auch dieser Umstand gilt explizit für Kunden in Deutschland.

Vermeintliche Mängel, wie ein nicht passendes Layout von Berichten o. ä. sind dann jedoch ausgeschlossen und können nicht mehr als Mangel gemeldet werden. An dieser Stelle ist zu beachten, dass solche Mängel ggf. aus Kulanz dennoch bearbeitet werden sollten, um die Kundenzufriedenheit zu erhalten.

⁵⁴ Vgl. Olfert (Projektmanagement), S. 121.
⁵⁵ Schelle/Ottmann/Pfeiffer (Projektmanager), S. 57.