4.4.1. Berichtwesen

„Ziel des Berichtswesens ist es, allen Betroffenen die erforderlichen Informationen über das Projekt zu geben, die sie benötigen und die sie schnell aufnehmen können, Transparenz über das Projekt zu schaffen und Steuerungsanstöße zu geben.“³⁵ Um zukünftig eine höhere Transparenz innerhalb der Projekte zu schaffen, aber auch um eine Übersicht über die Gesamtheit der durch die FocusInsight durchgeführten Projekte zu gewinnen, ist ein klar strukturiertes Berichtswesen notwendig.

Von Peipe und Kärner wird vorgeschlagen einen Berichtsplan zu erstellen und in ein Projektmanagement-Handbuch aufzunehmen sowie bei Bedarf an die Strukturen der einzelnen Projekte anzupassen.³⁶

Durch die Aufnahme in das Projektmanagement-Handbuch ist sichergestellt, dass die definierten Berichte in jedem Projekt angefordert werden. Insbesondere können so Berichte, welche an die Geschäftsleitung der FocusInsight oder an den Kunden adressiert sind, als Vorgabe für ausnahmslos jedes Projekt gesetzt werden. Aber auch ein Satz an Standardberichten an andere Adressaten, kann an dieser Stelle definiert werden. Die oftmals von großen Kundenunternehmen angeforderten unternehmenseigenen Standardberichte können dann zusätzlich in einen projektbezogenen Berichtsplan aufgenommen werden. Insbesondere für kleine Kundenunternehmen, ohne eigene vordefinierte Berichtsstrukturen, ist ein Portfolio an eigenen Berichten hilfreich und teilweise notwendig. An dieser Stelle helfen die Standardberichte auch den bereits angesprochenen Zusatzaufwand durch redundante Verwaltungstätigkeiten in unterschiedlichen Projekten abzubauen, indem bereits Vorlagen existieren.

³⁵ Platz (Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten), S. 102.
³⁶ Vgl. Peipe/Kärner (Projektberichte), S. 29.