4.2. Verbesserung der Planung durch IT-Unterstützung

Um künftig, insbesondere den Ressourceneinsatz besser zu koordinieren und projektübergreifend eine optimale Projektbesetzung zu erzielen, muss die Planung der Projekte verbessert werden. Dies umfasst zum einen die Vorgabe, für jedes Projekt eine Planung zu erstellen, diese in das Projekt-Handbuch aufzunehmen, sie regelmäßig zu prüfen und, sofern notwendig, anzupassen. Es geht dabei jedoch auch um den Einsatz entsprechend geeigneter Methoden. Die Unterstützung durch Software ist in diesem Kontext hilfreich.

Im Bereich der IT-Unterstützung des Projektmanagements gibt es unterschiedliche Softwareprodukte. Primär können hier die Projektmanagement-Softwaresysteme, wie beispielsweise Microsoft Project genannt werden. Diese unterstützen klassische Methoden wie die Gantt-Planung. Des Weiteren gibt es Spezialsoftware für unterschiedliche Bereiche wie zum Beispiel das Risikomanagement.²⁰

Unabhängig von diesen Spezialsystemen gibt es Standardsoftware, welche auch im Rahmen von Projekten eingesetzt werden kann. Hierzu zählen insbesondere Tabellenkalkulationsprogramme und Textverarbeitungsprogramme²¹ jedoch auch Kollaborations-Software mit Diskussionsplattformen und Dokumentenverwaltung. Auf die Standard-Arbeitsplatzsoftware soll an dieser Stelle nicht näher eingegangen werden.

Die Projektplanung und damit die Schaffung einer höheren Transparenz, ist die Basisnutzung von Projektmanagement-Software. Als weitere Bereiche folgen u. a. noch Reporting, Controlling und Ressourcenplanung.²²

Bei der FocusInsight befindet sich teilweise Microsoft Project im Einsatz. Der Einsatz zieht sich jedoch nicht konsequent durch alle Projekte, zudem unterliegt der Grad der Nutzung Schwankungen zwischen den Projektleitern. Microsoft Project, wie auch andere Projektmanagement-Software, steht im Praxisumfeld in der Kritik, zu aufwändig in der Anwendung zu sein, insbesondere wenn es sich um Projekte mit geringem Umfang handelt. Bei der Bestandsaufnahme eingesetzter Software beziehungsweise Tools zur Projektplanung und -überwachung bei der FocusInsight, wurde festgestellt, dass einige Projektleiter komplexe Microsoft Excel Dateien aufgebaut hatten. Letztlich sind diese Dateien historisch gewachsen und es wurde mit der Zeit immer mehr Funktionalität implementiert. Damit sind diese Dateien jedoch quasi Nachbildungen der Funktionalität von Microsoft Project. Dieser uneinheitlichen Vorgehensweise durch Nutzung unterschiedlicher Tools und Dateien soll durch eine klare einheitliche Vorgehensweise entgegengetreten werden. Bei Microsoft Project muss für kleine Projekte nicht der vollständige Funktionsumfang genutzt werden. Aber auch der Einsatz bei Projekten geringen Umfangs bietet sich an, um über Projekte hinweg ein einheitliches Vorgehen zu implementieren. Voraussetzung hierfür ist jedoch die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der Software. Ist diese Voraussetzung erfüllt, geht es darum die Projektleiter davon zu überzeugen, die Software einzusetzen und die Nutzung der selbst erstellten Excel-Dateien einzustellen. Dies stellt an dieser Stelle die größte Herausforderung dar, da die Projektleiter davon überzeugt werden müssen, ihre bisherige Vorgehensweise aufzugeben.

Eine Schulung im Umgang mit der Software ist die Voraussetzung, um die notwendige Akzeptanz der Software zu schaffen. Ahlemann und Meyer empfehlen die Schulung zur Software mit allgemeinen Projektmanagement-Grundlagen zu verknüpfen. 23 Bei der FocusInsight ist dies insbesondere daher sinnvoll, da neben dem Umgang mit der Software auch die Projektmanagement-Grundlagen ohnehin geschult werden sollten. Auch diese Grundlagen fehlen bei vielen Nachwuchskräften.

Von der Evaluierung anderer Projektmanagement-Softwaretools wird im Rahmen des vorliegenden Projekts abgesehen. Die Evaluierung stellt einen aufwendigen Prozess dar, der mit erheblichem Ressourcenaufwand verbunden ist. Microsoft Project befindet sich bereits teilweise in der Nutzung. Es müssen daher weniger Projektmitarbeiter im Umgang damit geschult werden, als bei der Einführung eines neuen Systems. Vor diesem Hintergrund ist der Ausbau der Nutzung von Microsoft Project naheliegend. Des Weiteren wurde von der Geschäftsleitung Ende des Jahres 2010 der Auftrag erteilt, die Nutzung von Microsoft Project durch Ausarbeitung von Schulungsunterlagen und Templates zu forcieren. Dieser Arbeitsauftrag wurde jedoch aufgrund von Ressourcenengpässen bisher noch nicht durchgeführt. Da Microsoft Project eine weite Verbreitung genießt und bisher keine Kriterien bekannt sind, welche den Einsatz bei der FocusInsight verhindern würden, wird daher die Betrachtung alternativer Produkte nicht explizit durchgeführt. Es ist zudem auch der Wunsch der Geschäftsleitung, an dieser Stelle keine ressourcenintensive Evaluierung durchzuführen und sich stattdessen auf Microsoft Project zu konzentrieren. Ergänzend spricht für Microsoft Project, dass hierfür derzeit aufgrund der Unternehmenspartnerschaft zwischen der FocusInsight und Microsoft, entsprechende Software-Lizenzen bereits vorhanden sind.

Die Fokussierung auf Microsoft Project erfolgt mit dem Risiko, dass bei nachgelagerter gesonderter Betrachtung von Projektmanagement-Software die Möglichkeit besteht, dass die Entscheidung auf eine andere Software fällt. Die Einführung derselben hätte zur Konsequenz, dass alle notwendigen Tätigkeiten, wie beispielsweise Schulungen und Erarbeitung von Templates, erneut durchgeführt werden müssten. Aktuell wird jedoch die Möglichkeit, dass ein weiteres Projekt mit der Prüfung der Projektmanagement-Software betraut wird, als gering eingestuft.

Mittelfristiges Ziel sollte es sein, die Nutzung von Microsoft Project zu standardisieren und im Anschluss eine übergreifende Planung mit dem Microsoft Project Server prototypisch aufzubauen. Der Microsoft Project Server ist aufgrund der Tatsache, dass dieser eine projektübergreifende Ressourcenplanung ermöglicht, auf langfristige Sicht ebenfalls zu nutzen. Basis bildet jedoch in einem ersten Schritt die Nutzung der elementaren Komponenten zur Planung mit Microsoft Project.

Die Problematik der Ressourcenengpässe wird auch weiterhin bestehen bleiben. Fakt ist, dass manche Themengebiete ausschließlich von einigen Experten bearbeitet werden. Durch eine detaillierte Planung könnten Engpässe jedoch früher erkannt werden, woraus sich die Möglichkeit ergibt, die Planungen in einem Stadium anzupassen, in dem eine noch möglichst große Flexibilität in den Projekten herrscht. Infolgedessen könnte ebenfalls versucht werden, häufige Wechsel in den Projektteams, durch eine verbesserte Planung zu verhindern.

²⁰ Vgl. Schelle/Ottmann/Pfeiffer (Projektmanager), S. 307.
²¹ Vgl. Schelle/Ottmann/ Pfeiffer (Projektmanager), S. 307.
²² Vgl. Ahlemann/Meyer (Bei der Einführung die Nutzenbilanz für Mitarbeiter verbessern), S. 12.
²³ Vgl. Ahlemann/Meyer (Bei der Einführung die Nutzenbilanz für Mitarbeiter verbessern), S. 15.