4.5.1. Projektauftrag

Ein Projektauftrag definiert sich durch die DIN wie folgt: „Auftrag zur Durchführung eines Projekts oder einer Phase, der mindestens die folgenden Punkte enthält: Zielsetzung, erwartete Ergebnisse, Randbedingungen, Verantwortlichkeiten, geplante Ressourcen, übereinstimmende Willensbekundung des Auftraggebers und des Projektverantwortlichen.“⁵² Einer genauen Zielformulierung im Rahmen eines Projektauftrags wurde bei der FocusInsight bisher wenig Beachtung geschenkt. Oftmals gibt es in den Werkverträgen zwischen der FocusInsight und ihren Kunden eine Beschreibung der zu erbringenden Leistungen. Diese Beschreibungen werden jedoch meist innerhalb sehr kurzer Zeit, nach Abstimmung zwischen dem Sales-Bereich der FocusInsight und dem Auftraggeber erstellt. Erst mit dem Beginn der Projektarbeit stellt sich jedoch oftmals heraus, welche konkreten Ziele der Auftraggeber verfolgt und welche Erwartungshaltung dieser hat. Abnahmemodalitäten sind in seltenen Fällen konkret spezifiziert.

Es ist nicht möglich in der Beauftragung der FocusInsight die Anforderungen noch genauer zu spezifizieren. Im Regelfall muss eine Beauftragung bereits eingegangen sein, bevor die eigentliche Tätigkeit durch die Berater der FocusInsight erfolgt. Im Vorfeld sind lediglich Abstimmungen des Sales-Bereichs möglich, in die teilweise auch die Berater involviert sind, u. a. auch, um Aufwandschätzungen abgeben zu können. Diese Aufwandschätzungen gewinnen vor dem Hintergrund an Bedeutung, dass ein immer größerer Anteil an Projekten zu einem Festpreis umgesetzt wird.

Die Problematik, dass vor der Beauftragung eines Projekts wenig Aufwand investiert wird, ist auch insbesondere bei Projekten, welche neue Lösungsansätze erfordern kritisch, da im Regelfall keine Machbarkeitsstudien durchgeführt werden.

Eine Machbarkeitsanalyse, auch häufig als Feasibility Study bezeichnet, dient der Feststellung der Realisierbarkeit einer Problemlösung.⁵³ Da einem Kunden, der gewillt ist ein Projekt zu beauftragen, im Vorfeld keine Machbarkeitsstudie mit wesentlich geringerem Umfang angeboten werden wird, muss diese Thematik künftig im Rahmen einer Risikoanalyse berücksichtigt werden.

Um dennoch eine genaue Zieldefinition zu erhalten, muss zu Beginn des Projekts, auch anhand der im Vertrag definierten Leistungen, eine Konkretisierung der Ziele erfolgen. Diese müssen schriftlich in einem Projektauftrag festgehalten und vom Kunden abgenommen und freigegeben werden. Die Ziele müssen möglichst genau definiert sein, um den Interpretationsspielraum möglichst gering zu halten. Diese Zielspezifikation ist eine notwendige Voraussetzung, die Abschluss-Schwäche, welche häufig bei der FocusInsight aufgetreten ist, künftig zu unterbinden.

⁵² DIN Deutsches Institut für Normung e. V. (DIN 69901- 5), S. 12.
⁵³ Definition nach Olfert (Projektmanagement), S. 39f.