4.4.5. Kommunikation

Die Kommunikation innerhalb von Projekten stellt bei der FocusInsight eine besondere Herausforderung dar. Die Projektmitarbeiter sind oftmals, zumindest den überwiegenden Anteil der Arbeitszeit, räumlich voneinander getrennt.

Das Augenmerk bei räumlicher Trennung sollte auf einer Kommunikation ohne große zeitliche Verzögerungen liegen. Fewell schlägt vor in solchen Fällen u. a. Skype, Instant Messaging und Diskussionsforen für die Kommunikation zu nutzen.⁴⁶

Von Staples wird vorgeschlagen einen Blog mit dem Projektstatus einzurichten. In diesem Blog wird regelmäßig, idealerweise täglich, ein formloser Status zum Stand und Fortschritt des Projektes bzw. zu entstandenen Herausforderungen und Problemstellungen gegeben.⁴⁷ Auch die Nutzung von Social Media findet zunehmend Verbreitung im Projektgeschäft. Hierzu zählen primär das Business Netzwerk Linked In, Twitter und sogenannte Wikis.⁴⁸

Dies stellen auf den ersten Blick interessante Alternativen zu Telefonkonferenzen und Emails dar. Gerade bei Instant Messaging muss jedoch auch berücksichtigt werden, dass hierdurch weitere Kommunikationskanäle hinzukommen, die von der eigentlichen Arbeitstätigkeit ablenken. Der Einsatz von Diskussionsforen ist denkbar, da hier von den Mitarbeitern ein aktives Vorgehen notwendig ist, d. h. der Mitarbeiter bezieht aktiv Informationen und wird nicht durch den Kommunikationskanal während seiner Arbeit unterbrochen. Hierfür kann die bei der FocusInsight bestehende Plattform Microsoft Sharepoint genutzt werden. Auf den Einsatz von Instant Messaging soll jedoch explizit verzichtet werden. Die Gefahr der zusätzlichen Ablenkung und Belastung durch einen weiteren Kommunikationskanal sollte vermieden werden. Auch ist ein solcher Einsatz bei Kunden oftmals aufgrund technischer oder organisatorischer Beschränkungen nicht möglich.

Kritisch ist die Nutzung von Blogs, wie von Staples vorgeschlagen, auch in der Hinsicht, dass Projektbeteiligte dazu geneigt sein könnten, voreilig Meldungen bereitzustellen. Vor diesem Hintergrund wäre ein Pilotversuch ratsam, bei dem dieser Kommunikationsweg nur zur FocusInsight-internen Kommunikation verwendet wird. Das Aufsetzen eines Blogs ist problemlos mit Microsoft Sharepoint möglich. Der Aufwand für die Erstellung der notwendigen Basis ist somit gering. Ein Zusatzaufwand durch das Erstellen von Einträgen in diesem Blog kann dadurch kompensiert werden, dass teilweise auf formale Berichte und Emails mit denselben Informationen verzichtet wird.

Bei der Nutzung von sozialen Netzwerken ist kritisch zu bewerten, dass auch bei der Möglichkeit, dies über Sicherheitskonfigurationen, zu steuern, es sich um öffentlich zugängliche Netzwerke handelt. Allein der Austausch von Informationen und Dokumenten über diese Netzwerke kann ein Sicherheitsrisiko darstellen, da nach der Bereitstellung, die Verhinderung von Zugriffen durch unbefugte Dritte nicht mehr in den Händen der FocusInsight liegt und diese sich auf den Anbieter der Plattform verlassen muss.

⁴⁶ Vgl. Fewell (3 Solutions for your offshore problem), S. 21.
⁴⁷ Vgl. Staples (The Project Status Blog), S. 1ff.
⁴⁸ Vgl. Hunsberger (Project Managers Like T his), S. 12f.