3.6.3. Geschäftsprozess und Workflow

Begriffsbestimmung

„Ein Geschäftsprozess ist eine zielgerichtete, zeitlich-logische Abfolge von Aufgaben, die arbeitsteilig von mehreren Organisationen oder Organisationseinheiten unter Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien ausgeführt werden können. Er dient zu Erstellung von Leistungen entsprechend den vorgegebenen Prozesszielen.“¹¹⁴

„Ein Workflow ist ein formal beschriebener, ganz oder teilweise automatisierter Geschäftsprozess. Er beinhaltet die zeitlichen, fachlichen und ressourcenbezogenen Spezifikationen, die für eine automatische Steuerung des Arbeitsablaufes auf der operativen Ebene erforderlich sind. Die hierbei anzustoßenden Arbeitsschritte sind zur Ausführung durch Mitarbeiter oder durch Anwendungsprogramme vorgesehen.“¹¹⁵

Geschäftsprozess im ERP Projekt

Ein Beispiel: Der Kunde möchte das Standard Rechnungsformular der ERP Softwaren seinen Anforderungen entsprechend anpassen lassen. Dafür stellt er eine Anforderung an das Softwarehaus. Das Softwarehaus prüft die Anforderung und erstellt dem Kunden ein Angebot. Der Kunde beauftragt die Anpassung. Der Auftrag wird im Softwarehaus angenommen und programmiert. Das angepasste Formular wird dem Kunden zur Prüfung bereitgestellt. Der Kunde prüft das Ergebnis und nimmt die Leistung ab.

Abbildung 22: Geschäftsprozess im ERP Projekt¹¹⁶

Dieses vereinfachte Beispiel soll die Grundlogik in der Zusammenarbeit im Projekt verdeutlichen. Eine Aktivität wird in der Datenbank angelegt. Bis zur Erledigung ( Abnahme ) durchläuft die Aktivität definierte Status. Dabei wechselt diese im Verlauf die Zuständigkeit mehrfach. Beim Wechsel der Zuständigkeit ist eine Benachrichtigung ( E-Mail ) erforderlich. In der gesamten Prozesskette sind unterschiedliche Dokumente involviert, die an der Aktivität zusammen mit den Emails abgelegt werden müssen.

Der Workflow enthält die zentrale Logik des Prozesses. Er steuert die Fortschreibung der Datenbank, versendet E-Mails und übernimmt die Steuerung, Übermittlung und Archivierung der Dokumente und E-Mails, die innerhalb der Bearbeitung einer Aktivität anfallen.

Ursprünglich war die Nutzung von Workflows in der Bearbeitung von Projekt-Aktivitäten die Antwort auf die Anforderung in der eingangs beschrieben IT-Boomzeit. Die Zusammenarbeit von Beratung und Programmierung in der Matrixorganisation des eigenen Unternehmens in einer permanenten Überlastungssituation erforderte eine möglichst automatisierte Steuerung und Kontrolle der Einzelaktivitäten. Da Berater und Programmierer in mehreren Projekten gleichzeitig tätig waren, wurde dies notwendig, um die Auslastungssituation der Personen zu managen. Die Projektleiter benötigten Transparenz über den Status der Aktivitäten im Projekt, die Bereichsleiter selbiges über die Auslastung ihrer Mitarbeiter. Durch die Vorgabe von Zeitbudgets auf der Aktivität und der Erfassung der geleisteten Zeiten durch die Bearbeiter auf selbiger waren Auslastung und Soll – Ist Vergleiche tagesaktuell möglich. Internes Projektcontrolling wurde ohne großen Aufwand bereitgestellt. Statusänderung, Benachrichtigung, Dokumentenverwaltung sowie eine statusabhängige integrierte Abrechnung minimierten den Verwaltungsaufwand und sorgten für Prozesssicherheit.

Hier schließt sich erneut der Bogen zum KMU Projekt. Es sind dieselben Herausforderungen bei den Kunden. Die Lösung steht intern bei einem Partner im Projekt bereit. Eine umfangreiche IT-Infrastruktur bestehend aus Datenbankservern, Workflowengine, Dokumentenverwaltung, E-Mailserver und Server für Anwendungsprogramme war für den Aufbau der hausintern vorhandenen Lösung notwendig.

Die technische und funktionale Weiterentwicklung des Microsoft Sharepoint bot die technische Möglichkeit einer Öffnung der internen Lösung nach außen.

¹¹⁴ (Gadatsch, 2010) , S. 41.
¹¹⁵ (Gadatsch, 2010), S. 47.
¹¹⁶ Eigene Darstellung.