3.6.5. Projektserviceportal

Die nachfolgende ausführliche Beschreibung des Aufbaus und der Funktionalität der Lösung ist erforderlich, um zu dokumentieren, dass nicht der Einsatz der Technologie im Vordergrund steht. Die Ausgestaltung der Prozesse auf die konkreten Problemstellungen, die ein KMU-ERP-Projekt und die Zusammenarbeit mit sich bringen, sind maßgeblich. Die beispielhafte Erläuterung von spezifischen Detailfunktionen soll die Flexibilität und Lernfähigkeit der Lösung aufzeigen. In Projekten wiederkehrende Probleme können präventiv durch die Gestaltung der Prozesse mittels Workflow oder Kommunikation verhindert oder zumindest sichtbar gemacht werden.

Der Öffnung des geschlossenen internen Systems folgte der komplette Transfer der ausgereiften internen Projektverwaltung und des damit verbundenen Knowhows. Der nächste Schritt in der eingangs beschriebenen Entwicklung, der Einbezug des Kunden, ist der Kernpunkt des Lösungsansatzes dieser Arbeit.

In einem zentralen Cockpit haben alle Projektbeteiligten Zugriff auf die Projektverwaltung.

Abbildung 24: Serviceportal¹¹⁹

Abbildung der Projektaufbauorganisation

Kleine Projekte mit wenig Beteiligten können mit einer einfachen Struktur auf einer Seite abgebildet werden. Komplexere Projekte mit vielen Beteiligten können in Teilprojekte untergliedert werden. In der Einstiegsmaske werden alle Inhalte wie z.B. Kalender, KPIs, Aktivitätenübersicht und Dokumentenverwaltung in einer aggregierten Sicht auf das Gesamtprojekt dargestellt. Verzweigt man eine Stufe tiefer in ein Teilprojekt, wird ein identischer Aufbau der Inhalte angezeigt mit der Einschränkung der Inhalte auf das gewählte Teilprojekt. Berechtigungssteuerungen können auf allen Ebenen für Lesen oder Bearbeitung eingerichtet werden.

Sind im Projekt mehrere Unternehmen beteiligt, können weitere Partner einfach angelegt werden.

KPI – Key Performance Indikators

„Als Key Performance Indicators werden Schlüsselkennzahlen bezeichnet, die die unternehmerische Leistung widerspiegeln. Der Begriff fasst alle betrieblichen Kenngrößen, die in irgendeiner Form Erfolge bzw. Misserfolge abbilden, zusammen.

Sämtliche im Unternehmen ablaufenden Prozesse können bzw. sollten anhand solcher Kennzahlen bewertet und kontrolliert werden, damit ggf. eingreifende Schritte der Regulierung getroffen werden können, sollten zu große Abweichungen von den Zielvorgaben bestehen. Gerade für das Management und Controlling haben Key Performance Indicators daher hohen Wert. Sie ermöglichen es, einzelne Projekte, Abteilungen o.ä. auf ihre Effektivität und Wirtschaftlichkeit hin zu untersuchen“¹²⁰

Die KPI im Serviceportal sind die einzelnen offenen Aktivitäten im Bezug zum Ablieferungstermin bzw. der Fälligkeit. Diese werden unterteilt nach den Partnern und der Art dargestellt. Die Darstellung kann im Projekt flexibel angepasst bzw. gruppiert werden.

Abbildung 25: Projekt KPI¹²¹

KPIs werden auf allen Ebenen entlang der Aufbauorganisation, also Gesamt oder innerhalb eines Teilprojekts angezeigt. Die Zellen der KPIs sind Hyperlinks. Ein Mausklick auf die Zahl führt in die Anzeige dieser Aktivitäten in der diese auch bearbeitet werden können. Da eine Aktivität im Verlauf der Bearbeitung den zuständigen Partner in Abhängigkeit vom Status mehrfach ändert, wird dies bei den KPIs immer aktuell berücksichtigt.

Kritische Betrachtung KPI

Die Überwachung der Aktivitäten im Projekt ist ohne großen Aufwand möglich. Dem Kunden wird ein Grundstein für das Projektcontrolling bereitgestellt. Die Transparenz aller Partner sorgt indirekt für Disziplin. Eigene Versäumnisse werden ebenfalls transparent, was in turbulenten Projektphasen nicht immer von Vorteil ist. Die KPI erfüllen ihre Funktion jedoch nur unter der Voraussetzung, dass alle wichtigen Arbeiten, Anfragen und Aufgaben über Aktivitäten erfasst werden. Diese Hürde muss ganz zu Beginn des Projekts genommen werden.

Projektaktivitäten

Die Erfassung einer Projektaktivität erfolgt über eine Funktion im Serviceportal. Dabei wird ein Workflowprozess gestartet. Der Anspruch an die Erfassung war dabei, dass diese nicht aufwändiger als das Schreiben einer E-Mail sein darf, um eine möglichst hohe Akzeptanz durch eine Arbeitserleichterung zu erreichen.

Tabelle 7: Erfassung Aktivitäten¹²²

Der Bearbeitungsprozess kann mit minimalem Input und Aufwand gestartet werden. Im Hintergrund wird die Aktivität in der Datenbank angelegt und eine E-Mail an alle beteiligen Personen versendet. E-Mail und Dokumente werden automatisch an der Aktivität gespeichert. Aktivitäten ohne Bearbeiterzuordnung werden an den Projektleiter des Auftragsnehmers zur Annahme und Qualifizierung durch den Workflow weitergeleitet. Jede Workflow E-Mail enthält einen Hyperlink, der durch Anklicken direkt die Aktivität im Workflow öffnet. Die Möglichkeit der Priorisierung ist gegeben, hat sich jedoch wenig bewährt, da fast alle Aktivitäten bei der Anlage als hoch eingestuft werden.

Abbildung 26: Übersicht Aktivitätenverwaltung und Bearbeitung¹²³

Jede weitere Bearbeitung wird direkt an der Aktivität angestoßen und durch einen Workflow unterstützt:

• AK Änderung Delegation der Aktivität durch Bearbeiterzuordnung, Terminänderungen und Änderung der Beschreibung sind möglich.
• Statusänderung

Die Statusänderungen können nicht beliebig erfolgen. Nur am AK beteiligte Personen des Status Zuständigen haben Zugriff auf diese Funktion. Ein Regelwerk im Workflow gewährleistet den korrekten Ablauf.

Abbildung 27: Regelwerk Workflow Statusübergang¹²⁴

Jede Änderung am Inhalt oder im Status erzeugt eine Informations-E-Mail an alle am AK Beteiligten. Inhaltlich werden alter Status bzw. Inhalt und neuer Status bzw. Inhalt übermittelt. Zusätzlich kann bei jedem Änderungsvorgang ein freier Bemerkungstext erfasst werden. Dieser wird ebenfalls übermittelt und archiviert.

Über die Dokumentensuche werden alle Dokumente und E-Mails zu dieser AK angezeigt. Im Statusprotokoll werden alle Veränderungen an der Aktivität mit Statusübergang, dem Bearbeiter und Datum / Uhrzeit protokolliert.

Kritische Betrachtung Projektaktivitäten

Keine Aufgabe oder Anforderung im Projekt geht verloren oder wird übersehen. Rückfragen und Anforderungen müssen bearbeitet werden. Anforderung und Antwort sind dokumentiert. Eine Aktivität erfassen ist nicht aufwändiger als eine E-Mail schreiben. Die Nachverfolgung und Erledigung überwacht der Workflow.

Bislang 15 Einführungsprojekte mit 300 bis 1.500 Einzelaktivitäten je Projekt belegen die Akzeptanz. Den Vorteilen der integrierten E-Mail Information an alle Beteilige (bis zu 6 Personen) steht die zeitweilige E-Mail Flut gegenüber. Entlang der Hierarchie Bearbeiter, Realisierer, Verantwortlicher steigt diese Anzahl. Als Projektleiter, durch geschulten Blick und Erfahrung, überfliege ich täglich die neuen Aktivitäten. Ich sehe was im operativen Projekt passiert, und wo sich Probleme anbahnen.

Projektkalender

Im Projektkalender werden alle wichtigen Ereignisse geführt. Workshops, Schulungen und die Meilensteine des Projektterminplans. Je nach Organisation gibt es einen zentralen Kalender und Kalender je Teilprojekt.

Dokumentenverwaltung

Die nicht aktivitätenbezogenen Dokumente des Projekts werden in der zentralen Dokumentenverwaltung mit frei definierbarer Struktur abgelegt. Eine automatische Versionierung aller Dokumente wie z.B. Word, Excel etc. sogen für hohe Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Zusammenfassung von Aktivitäten

Jeder Projektteilnehmer kann selbst steuern, wie oft (täglich oder wöchentlich) er eine Übersicht der ihm zugeordneten Aktivitäten erhalten möchte.

Fällige Aktivitäten werden, vom Workflow automatisch gesteuert, angemahnt. Eskalationsregeln steuern die Information an Teilprojektleiter und Projektleitung.

Kritische Betrachtung Serviceportal

Durch die Einbeziehung des Kunden in die Aktivitätenverwaltung, den Umstand, dass alle Dokumente wie z.B. Schulungsunterlagen auf dem Serviceportal liegen, vergessene Termine angemahnt werden, wird der Kunde an Projektmanagement herangeführt. Dieser Projektservice kann jedoch nicht ohne Support in dieser Qualität angeboten werden. Benutzeranlage, Berechtigungsteuerung und Trouble-Shooting in den Workflows erfordern eine Supportorganisation. Da mittlerweile 15 Kunden das Portal nutzen, lohnt sich die Vorhaltung dieses Services.

¹¹⁹ Eigene Darstellung.
¹²⁰ (o.V., http://www.controllingportal.de/Fachinfo/Kennzahlen/Key-Performance - Indicators - KPI.html).
¹²¹ Eigene Darstellung.
¹²² Eigene Darstellung.
¹²³ Eigene Darstellung.
¹²⁴ Ebenso.