3.2. Check-up

Der Check-up ist der erste Schritt auf dem Weg zum Projekt. Er findet bereits in der Phase der Akquisition statt. Dem Check-Up liegt das von SAP Business All-in-One vorkonfigurierte Branchenmodell¹⁰³ zu Grunde. Der Check-up ist eine für den Mittelstand entwickelte Methodik, die Anforderungen des Interessenten strukturiert und flexibel aufzunehmen und mit dem Leistungsspektrum des Branchenmodells abzugleichen.

Das Vorgehen gliedert sich in vier Schritte.

Abbildung 14: Vorgehen Check-Up¹⁰⁴

Planung

In der Planungsphase wird mit dem Interessenten der Umfang festgelegt. Dabei wird definiert, in welchen Unternehmensbereichen die neue Software zum Einsatz kommen soll und der Ablauf erklärt. Die Ansprechpartner für die Bereiche werden aufgenommen und ein Terminplan wird vereinbart. Als Abschluss wird eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet.

Bearbeitung Check-Listen

Für die definierten Bereiche erhält der Interessent Check-Listen, die durch die Fachabteilungen bearbeitet werden. Inhaltlich werden die bereichsspezifischen Themen dabei umfänglich abgefragt. Fragestellungen:

• Relevanz des Themas
• Gewichtung des Themas
• Bisherige Abdeckung des Themas im Altsystem
• Besonderheiten

Die Fragebogen dienen zur Vorbereitung der Interviews.

Abbildung 15: Muster Checkliste¹⁰⁵

Interviews

Auf Basis der ausgefüllten Fragebögen kann sich nun ein Berater auf die Themen vorbereiten. In den geplanten ca. 1⁄2 tägigen Interviews in Form von Workshops werden die Anforderungen des Kunden entlang der Checkliste aufgenommen. Dabei überträgt der Berater, während des Workshops, die Ergebnisse in ein Auswertungstool.

Interne Auswertung

Alle Checklisten werden in ein zentrales auf Basis von Excel entwickeltes Tool übertragen. Dabei wird der geschätzte Aufwand für die Einrichtung mit qualifiziert.

Abbildung 16: Muster Excel Auswertungstool¹⁰⁶

Im Auswertungstool werden Informationen zu folgenden, für das Angebot relevanten, Punkte verwaltet:

• Lizenz und Preismodelle
• Projektaufwand aus den Fachbereichen
• Schnittstellen
• Datenmigration

Die Erstellung einen Projektangebots erfolgt nun auf einer fundiert erhobenen Basis. Es wird transparent, wie hoch die funktionale Abdeckung der Anforderungen ist.

Präsentation Ergebnisse

Die Ergebnisse können visualisiert präsentiert werden. Die Anforderung des Kunden wird der SAP Lösung je Bereich gegenübergestellt. Durch die Aufnahme der Leistung des aktuellen Systems kann der Mehrwert einer Einführung und offene Potentiale aufgezeigt werden.

Abbildung 17: Abdeckung der Anforderungen je Bereich¹⁰⁷

Auf einer tieferen Stufe kann die funktionale Abdeckung je Bereich genauer betrachtet werden.

Vertrieb" class="wp-image-10253 size-full" height="385" src="https://sgbs.ch/wp-content/uploads/Abbildung-18-Funktionale-Abdeckung-im-Vertrieb.png" width="599"> Abbildung 18: Funktionale Abdeckung im Vertrieb¹⁰⁸

Als Abschluss kann der Vertrieb ein fundiertes Angebot für die Software und ein Einführungsprojekt zum Festpreis abgeben.

Für ein mittelständisches Unternehmen ergeben sich folgende Vorteile:

• Mit geringem zeitlichem Aufwand erhält der Interessent eine lastenheftartige Aufnahme seines Unternehmens.
• Das Festpreisangebot macht das Projekt „berechenbar“
• Sicherheit in der Abdeckung seiner Anforderungen
• Es lernt die Berater und Arbeitsweise durch die Interviews kennen
• Bei einem Projektauftrag geht das angesammelte Beraterwissen nicht verloren

Dem stehen nur geringe Nachteile gegenüber:

• Das Unternehmen muss sich schon in der Akquisition den Beratern öffnen
• Der Check-Up ist kostenpflichtig

Für den Anbieter hat das Vorgehen ebenfalls Vorteile:

• Qualitativ hoher Output bei geringem zeitlichem Aufwand durch das standardisierte Vorgehen.
• Relativ hohe Sicherheit bei der Projektkalkulation
• Aufbau von persönlichen Beziehungen in der Entscheidungsphase
• da die Berater nach den Interviews auch das Projekt machen, ist wichtiges Wissen über den Kunden bereits vorhanden. ( falls der Auftrag erfolgt)
• Vertrauensaufbau

Den Vorteilen steht auch ein Risiko gegenüber

• Mit dem Ergebnis der Präsentation kann der Interessent sehr einfach zu konkurrierenden Beratungshäusern gehen.

Kritische Betrachtung

Durch das Vorgehen wird die Komplexität des Themas ERP für den Kunden transparent. Gliederung und Abdeckungsgrad ermöglichen dem Kunden eine Abschätzung des Risikos und zerlegen das Gesamtprojekt in begreifbare Einheiten. Nach dem Check-Up kann der ERP unerfahrene Kunden den Aufwand und die tatsächliche Breite des Eingriffes in sein Unternehmen erfassen. Darauf kann die Beratung für das Projekt aufbauen. Die Gefahr besteht jedoch, dass diese Transparenz den Kunden veranlasst noch andere Lösungen anzusehen.

¹⁰³ Vgl. (o.V., http://www.sap.com/germany/sme/solutions/businessmanagement/businessallinone/index.epx)
¹⁰⁴ Eigene Darstellung.
¹⁰⁵ Eigene Darstellung.
¹⁰⁶ Eigene Darstellung.
¹⁰⁷ Eigene Darstellungen.
¹⁰⁸ Ebenso.