3.6.6. Besonderheiten der Aktivitätenverwaltung für KMU

IT-Change Requests / IT Change Management

Keine noch so gute Detailplanung kann verhindern, dass zusätzliche Anforderungen im Verlauf eines Projekts aufkommen. Diese Projektkostentreiber sind die häufigste Ursache für Auseinandersetzungen zwischen Beratung und Kunde in einem Projekt.
Die Anpassungsprogrammierung an sich stellt einen komplexen Prozess dar, der innerhalb des Projekts von der Konzeption, Realisierung, Test und Übernahme in das Produktivsystem bis hin zur erforderlichen Dokumentation Unterstützung bedarf.

Lösungsansätze für beide Aspekte bietet auch hier der Prozess:

Anforderungen kommen meistens aus den Fachbereichen. Nach der Erstellung des Konzepts und Angebots ist der Genehmiger bei KMU der Unternehmer selbst. Bei einer direkten Übermittlung des Angebots an den Kunden steht sofort der Berater im Visier der Diskussion. Dies wird umgangen, im dem der Prozess der Angebotsfreigabe im Workflow zuerst beim Verursacher, dem Fachbereich, eine fachliche Genehmigung erfordert. Dieser leitet die Anforderung intern zur Genehmigung weiter und muss damit selbst die Notwendigkeit begründen.

Management Prozess" class="wp-image-10272 size-full" height="94" src="https://sgbs.ch/wp-content/uploads/Abbildung-28-IT-Change-Management-Prozess.png" width="632"> Abbildung 28: IT-Change Management Prozess¹²⁵

Bei diesem Vorgehen überlegen die Fachbereiche sehr gründlich ob eine Anpassung erforderlich ist, da sie diese selbst dem Chef begründen müssen.

Um die weiteren Aspekte beleuchten zu können, ist eine detaillierte Betrachtung des Prozesses erforderlich, da mit der Beherrschung der Problematik mehrere Herausforderungen gelöst werden können:

Der Kunde erfasst die Anforderung wie jede andere Aktivität im Projekt. Bei der Annahme und Qualifizierung durch das Softwarehaus wird oben abgebildeter Prozess bzw. Workflow ausgelöst. Für die Anforderung wird intern ein Konzept und Angebot erstellt. Die Aktivität in der Datenbank führt den Aufwand in Stunden und den Angebotsbetrag. Über den Workflow erhält der Fachbereich das Angebot und leitet dieses zur Genehmigung weiter. Mit der Freigabe entsteht auch die Beauftragung. Der Kunde gibt bei diesem Prozessschritt explizit den Betrag bzw. den Aufwand in Stunden im Workflow frei. Stimmen die AK Werte mit der Beauftragung überein wird die Aktivität zu Realisierung freigegeben. Im Rahmen der Realisierung werden die geänderten Programmobjekte erfasst und in der Fertigmeldung für den Kunden automatisiert mit eingetragen. Der Kunde testet die Anpassung im Testsystem und gibt diese zur Übernahme in das Produktivsystem frei. Mit der Übernahme ins Produktivsystem geht die Aktivität auf erledigt. Im Status E greift die integrierte Abrechnung und erstellt mit der nächsten Fakturierung die Rechnung an den Kunden.

Alle Zusatzaufwendungen im Projekt wie zusätzliche Schulungen, Beratung etc. werden in dieser Art abgewickelt.

Nutzen für den Kunden:

• ProjektcontrollingDa auch der mit dem Kunden für das Einführungsprojekt vereinbarte Zahlungsplan als „Abrechnungsaktivitäten“ in der Datenbank geführt wird (für die externen Anwender nicht sichtbar) wird dem Kunden ein kostenseitiges Projektcontrolling in Form einer abrufbaren Auswertung zur Verfügung gestellt. Da Aktivitäten terminiert sind, wird eine Finanzmittelplanung für den Kunden möglich. Neben den geplanten Projektkosten werden die Change Requests entsprechend der terminlichen Planung ausgewiesen.
• TransparenzDer Workflow stellt sicher, dass nur durch den Kunden autorisierte und beauftragte Leistungen erstellt und abgerechnet werden. Die Monatsrechnung enthält keine Überraschungen.
• Dokumentation IT Change ManagementDie notwendige Dokumentation der Anpassungen an der Software durch das Fachkonzept und der standardisierten Fertigmeldung mit den betroffenen Programmobjekten baut integriert die Systemdokumentation auf. Auswertungen nach Programmobjekt oder Anpassung werden ermöglicht.
• Nur berechtigte Personen des Aufraggebers können bei Change Request Aktivitäten den Prozessschritt der Beauftragung ausführen.

Nutzen für das Softwarehaus

• Da die interne Zeiterfassung der Mitarbeiter auf denselben Aktivitäten erfolgt, werden Realisierungsbudgets erst mit der Beauftragung durch den Workflow freigegeben.
• Minimaler Aufwand für interne Verwaltung. Der Workflow eskaliert nur die Beauftragungen mit Abweichungen. Es gibt nur selten Rechnungsreklamationen.
• Sicherheit und Überblick im Anpassungsprozess.

Fremdaktivitäten

Bei KMU fehlen die notwendigen Tools und Knowhow für eine Projektverwaltung. Die einfache Aufnahme weiterer Partner des Kunden ermöglicht die integrierte Verwaltung von Aktivitäten mit Dritten. Über den Workflow gesteuert stehen einfache Prozesse, bestehend aus den Elementen Anforderung Ablieferung -Abnahme, zur Verfügung.

¹²⁵ Eigene Darstellung.