3.3. Ressourcenplanung

Eines der größten Probleme in einem Einführungsprojekt bei KMU ist die erhebliche Mehrbelastung der personellen Ressourcen. Pauschale Aussagen aus den Erfahrungswerten von vergleichbaren Projekten der Vergangenheit helfen dem Unternehmen nur wenig. Möchte man den Risikofaktor Ressource entschärfen, ist ein detailliertes Anforderungsprofil erforderlich. Der verabschiedete Projektterminplan, mit allen Phasen des Projekts, gibt den zeitlichen Rahmen vor. Das definierte Projektteam des Kunden, bestehend aus Projektsteuerung, Projektleitung, Teilprojektleiter und Key-Usern sowie der IT Abteilung, stellen die Kapazitäten.

Seitens der Beratung wird auf Grund der Erfahrungswerte die erwartete zeitliche Belastung je Teilprojekt und Phase bereitgestellt.

In einem eigens entwickelten, standardisierten Modell werden diese Projektparameter eingegeben.

Als Ergebnis erhält der Kunde einen auf Projektphasen, Monate bzw. Wochen und Unternehmensbereiche gegliederte Ressourcenplanung. Dabei wird den durch das Unternehmen bereitgestellten Personalressourcen der projektbedingte Personalbedarf gegenüber gestellt.

Abbildung 19: Projektcockpit Ressourcenplanung¹⁰⁹

Die Visualisierung der Bedarfe auf der Zeitschiene beugt der Überschätzung der eigenen Leistungsfähigkeit vor. Frühzeitig können Maßnahme ergriffen werden die Belastungsspitzen zu entschärfen. Die Urlaubsplanung der Mitarbeiter wird unterstützt. Durch flexible Parametereingabe kann das Modell schnell und einfach dem Kundenprojekt angepasst werden. Dem gegenüber steht der einmalige große konzeptionelle und realisierungstechnische Aufwand für das Modell und das Exceltool. Erfahrungswerte zeigen, dass mit etwa 4 Stunden Aufwand die Ressourcenplanung für den Kunden eingerichtet werden kann. Ebenfalls integriert in dieses Tool ist die Schulungsplanung. Der im Projekt zu erstellende Schulungsplan fließt automatisch in die Ressourcenplanung ein. Die Ressourcenplanung ist Bestandteil des Serviceportals und wird projektbegleitend aktualisiert.

Kritische Betrachtung

Mit diesem Instrument kann eines der zentralen Probleme eines KMU Projekts, die Ressourcenknappheit, durch konkrete Visualisierung auf Personen und Zeitebene entschärft werden. Dem einmalig hohen Aufwand für die Erstellung des Tools steht ein hoher Nutzen in jedem Projekt gegenüber. Schwachpunkt der Lösung ist der Aufwand für die Fortschreibung der Planung. Veränderungen an den Ressourcen und Verfügbarkeiten beim Kunden müssen stetig nachgetragen werden. Die erreichte Effizienzsteigerung beim Kunden rechtfertigt diesen Aufwand.

¹⁰⁹ Eigene Darstellung.