4.1. Zusammenfassung

Der Lösungsansatz basiert auf der Idee die eigene, evolutorisch entwickelte Projektkompetenz und Effizienz dem Kunden für das gemeinsame ERP-Einführungsprojekt zur Verfügung zu stellen. Diese Synergien zu nutzen, um damit eine Win-Win Situation zu erreichen. ERP-Projekte sind komplex und die KMU spezifischen Herausforderungen ebenfalls. Der Lösungsansatz liegt nicht in einer spezifischen Lösung, sondern in mehreren Komponenten, die den zentralen Ansatz ergänzen. Eine Komponente besteht aus betriebswirtschaftlich-organisatorischen und technologischen Elementen.

Projekte zur Einführung von ERP-Standardsoftware sind komplex, in hohem Maß geschäftskritisch und binden große finanzielle sowie personelle Ressourcen. Sie erfordern Anpassungen in der Unternehmerorganisation und verändern den Ablauf nahezu aller Geschäftsprozesse. Für die Mitarbeiter bedeutet dies eine revolutionäre Veränderung ihrer gewohnten Unternehmensumwelt, die hohe Anforderung an die Veränderungsbereitschaft stellt.

Die Bewältigung und Absicherung einer ERP-Einführung setzt Projektmanagement, ein begleitendes Projektcontrolling und Change Management voraus. Für die Implementierung der Software wird ein darauf ausgerichtetes Software- oder Beratungsunternehmen benötigt, dass Erfahrung mit dem ausgewählten Produkt und dessen Implementierung hat.

ERP Einführungen stellen für mittelständische Unternehmen, insbesondere im Verhältnis zur Unternehmensgroße, eine immense Investition dar. Der Druck das Projekt kostengünstig und schlank durchzuführen ist groß. Kosten wie die Investitionen in Hardware, Lizenzen, Auf- und Ausbau der IT-Infrastruktur sind nicht so sehr beinflussbar wie der nicht unerhebliche Anteil an Dienstleistungen. Die mangelnde Erfahrung mit derart komplexen Projekten, eine Unterschätzung des Risikos bzw. der Komplexität sowie eine häufige Überschätzung der eigenen Leistungsfähigkeit führen dazu, dass Dienstleistungen nur für unbedingt notwendige Tätigkeiten beauftragt werden.

Einen weiteren Engpass stellen die personellen Ressourcen dar. Die Mitarbeiter sind durch das Tagesgeschäft ausgelastet und deren Gesamtheit bietet nur eine geringe Auswahlmöglichkeit für die Besetzung der für die Projektorganisation erforderlichen Stellen. Hinzu kommt, dass in Projektmanagement erfahrene Mitarbeiter die Ausnahme sind.

KMU halten auf Grund der Seltenheit solcher Projekte kein eigenes Knowhow in Projektmanagement, Projektcontrolling oder den Methoden und Tools vor. Die vordergründige Nähe des Projekts zur IT führt häufig dazu, dass der IT-Leiter zum Projektleiter wird. Unter anderem ist dies auch ein Grund dafür, dass die Notwendigkeit und die Vorteile von Change Management bei KMU nicht gesehen und eingesetzt werden.

Im Rahmen einer Beratertätigkeit im Projekt müssen charakteristische Eigenschaften KMU berücksichtigt werden. Der Unternehmer als Eigentümer mit einem eher patriarchischen Führungsstil, die Anforderung konkrete Probleme schnell und mit geringem Aufwand zu lösen, das Vermitteln und Herbeiführen von notwendigen Veränderungen in Unternehmen stellt besondere Anforderungen an das Einfühlungsvermögen und die Kommunikation in der Beratung.

ERP-Einführungsprojekte werden im Spannungsfeld zwischen dem Druck ein günstiges Angebot in der Akquisition abgeben zu müssen und der hohen Anforderung, die ein KMU Projekt in der Beratung mit sich bringt, abgeschlossen.

Für ein Beratungsunternehmen sind Projektgeschäft, Projektorganisation und Projektcontrolling das Tagegeschäft. Unternehmen rationalisieren ihre Prozesse in der Produktion, optimieren die Supply-chain, binden Kunden und Lieferanten mit in die Prozesse ein, um im harten Wettbewerb bestehen zu können. Beratungsunternehmen optimieren das Projektgeschäft, um die Dienstleistung für den Kunden effizient und mit geringem Verwaltungsaufwand erbringen zu können. Die technologische Weiterentwicklung ermöglichte den Komptenztransfer auf den Kunden.

Die Microsoft Sharepoint Technologie machte es möglich, die komplexe hausinterne Projektinfrastruktur unter einer einfachen Oberfläche dem Kunden über das Internet zur Verfügung zu stellen. Kernstück ist die Projektdatenbank, die alle Projektaktivitäten mit Terminen und den beteiligten Personen verwaltet. Die Bearbeitung der Aktivitäten erfolgt workflowgesteuert. Ein integrierter E-Mailversand erleichtert die Kommunikation im Projekt. Die Vorteile der einfachen Erfassung und Bearbeitung sorgt für eine hohe Akzeptanz, der für den Kunden neuen Arbeitsweise. Der hohe Nutzen liegt dabei im Design der Geschäftsprozesse eines Projekts und der Steuerung über den Workflow. Projekttypische Probleme können häufig durch diese Steuerung vermieden werden. Fällige Aktivitäten werden automatisch angemahnt und eskaliert.

Die Integration von Projekt KPIs – Key Performance Indicators - ermöglicht dem Kunden ein schnelles und einfaches Überwachen der Projektaktivitäten und verschafft einen Überblick über den Stand im Projekt. Da die Projektdatenbank alle zwischen Beratungshaus und Kunde abrechnungsrelevanten Aktivitäten enthält, stehen Projektkostenauswertungen zur Verfügung. Zusammen mit den KPI erhält der Kunde ein Projektcontrolling Instrument. Die Projektplattform ist offen gestaltet, weitere Projektpartner können einfach integriert werden.

Die knappen Ressourcen des Kunden und die Kundenprojektleitung werden entlastet. Die Projektstruktur und Knowhow über die Lösung beim Kunden implementiert. Seitens der Beratung können die knappen Dienstleistungsbudgets zum Nutzen des Kunden eingesetzt werden. Der Aufwand für die Projektverwaltung und Projektcontrolling ist minimal.

Die knappen personellen Ressourcen werden bereits vor dem Start des operativen Projekts geplant. Ein detailliertes Anforderungsprofil auf Personenebene nach Projektphasen bis auf Wochenebene wird den Kundenressourcen gegenübergestellt. Engpässe und Überlastungen werden vorgebeugt und eine Überschätzung der Leistungsfähigkeit durch präzise Soll Ist-Vergleiche entgegnet. Die integrierte Schulungsplanung erhöht noch den Nutzen.

Change Management kann im und für das Projekt eingesetzt werden. Durch eine kontinuierliche indirekte Adressierung der Inhalte von CM kann der Aufbau eines Bewusstseins beim Unternehmer geschaffen werden.