2.3.3. Definition und Konzeption von Projekten

Die Projektdefinition ist die wichtigste und schwierigste Phase in einem Projekt. Hier werden oft die schwerwiegendsten Fehler gemacht. Fehler, die im weiteren Projektverlauf oft nur noch mit hohem Zusatzaufwand oder gar nicht mehr korrigiert werden können.⁸⁰ Mit dem Kunden/Auftraggeber muss daher eine klare Definition des Projektes erfolgen, um die Ziele des Projektes für beide Seiten festzuhalten.

Projekte, Ziele und Ergebnisse: Der eigentlich wichtigste Punkt im Projektmanagement ist die Definitionsphase des Projektes. Was ist das Ziel des Projektes? Welche Ergebnisse werden erwarten? Nur wenn dies klar definiert ist, kann ein Projekt auch erfolgreich sein.

Ressourcen und Budget: Folgende Fragen sind zu klären: Mit welchen Ressourcen wird das Projekt umgesetzt, um es termingerecht abschließen zu können? Wer ist der verantwortliche Projektleiter? Welches Investitionsbudget steht für die Umsetzung zur Verfügung?

Projektrisiken und Steakholder Analyse: Zu Beginn sollten die Projektrisiken bekannt sein, um entsprechende Gegenmaßnahmen ableiten zu können. Auch sollten die wichtigsten Steakholder bekannt sein, um den Projekterfolg nicht zu gefährden.

Meilensteine und Projektterminplan: Es sollten die geforderten Meilensteine bekannt sein, um zu wissen, wann welche Aufgaben abgearbeitet werden müssen. Diese müssen im Projektterminplan oder Masterplan für eine detaillierte Definition abgebildet sein.

Alle oben beschriebenen Elemente sollten in einem Projektauftrag schriftlich zusammengefasst und fixiert werden. „Ein Projektauftrag verbindet das Projekt fest mit den Prozessen der Linienorganisation. Einen Projektauftrag zu entwickeln bedeutet im Wesentlichen, die Geschäftserfordernisse, die Projektrechtfertigung, das aktuelle Verständnisse der Kundenanforderungen zu dokumentieren und festzustellen, wie das neue Produkt, die neue Dienstleistung oder das Ergebnis diese Anforderungen befriedigen soll."⁸¹

Erst wenn von allen Projektbeteiligten der Projektauftrag unterschrieben und auch schriftlich akzeptiert wird,⁸² sollte das Projekt durch eine Kick- off- Sitzung gestartet werden. In der Projekt-Kick-Off-Sitzung müssen alle Projektbeteiligte, sowie alle relevanten Steakholder mit eingeladen werden. In dieser Sitzung wird dann das Projekt im Detail vom Projektleiter vorgestellt.

⁸⁰ Vgl. Stein (2009), S. 70.
⁸¹ Vgl. Stein (2009), S. 72.
⁸² Vgl. Zell (2007), S. 20.