2.3.4. Projektrealisierung, Steuerung und Controlling

Für die Projektrealisierung und Steuerung ist der Projektleiter verantwortlich. Der Projektleiter hat somit eine zentrale Funktion und ist dafür verantwortlich, dass das Team im vereinbarten Rahmen die gewünschten Projektergebnisse liefert.⁸³ Der Projektleiter muss die Befugnisse für die Umsetzung der Projekte haben und sollte eine entsprechende hierarchische Position in der Organisation haben.

Für das Steuern der Projekte gibt es ein Regelungsmodell, das dem Projektleiter in der Systematik unterstützt. Der PDCA- Zyklus repräsentiert eine kontinuierliche Feedbackschleife der Schritte Plan, Do, Deck und Act, die zur Koordination stetiger Verbesserungsmaßnamen eingesetzt wird.⁸⁴ Dieser PDCA- Zyklus wird zur ganzheitlichen Steuerung und Projektcontrolling verwendet.

Abbildung 14: PDCA- Zyklus⁸⁵

Die Projektplanung wird zu Beginn jedes Projektes erstellt. Diese strukturiert das Projekt und bricht Aufgaben auf die verschieden Verantwortlichkeiten herunter und dient in dem Modell immer als Ausgangsbasis für Aktivitäten. Der Projektplan selbst kann als Balkendiagramm, Ganth Chart oder als Aufgaben-Zeit-Plan geführt werden. Aktivitäten, die auf dem kritischen Pfad liegen, sollten im Projektplan besonders gekennzeichnet werden, da es keinen Puffer bei der zeitlichen Abfolge gibt.⁸⁶

Die Ist-Datenerfassung zum geforderten Ist-Termin ist der nächste Schritt im Projektcontrolling. Hierbei werden die von den Teammitgliedern erarbeiteten Ergebnisse auf folgende Punkte hin begutachtet:

• Inhaltliche Richtigkeit (die Wirklichkeit abbilden, vom Erfasser unabhängig)
• Formulare Richtigkeit (im geforderten Format, Dimension, Detaillierung)
• Aktualität (mit geringer Zeitverzögerung verfügbar)
• Vollständigkeit (keine Leerstellen aufweisen)
• Relevanz (für das Projektmanagement von Bedeutung)
• Rückverfolgbarkeit (der Erfassungsprozess kann nachvollzogen werden)⁸⁷

Die Erfassung der Daten erfolgt in Projekt-Meeting und wird mit den Plandaten vom Projektleiter abgeglichen.

Die Projektkontrolle wird anschließend mit einem Soll-/Ist-Vergleich durchgeführt. Hierbei werden die zu erwartenden Daten mit den Ist-Ergebnissen abgeglichen. Wenn Abweichungen vorhanden sind, werden Korrekturmaßnamen definiert. Des Weiteren sollte dann eine Trendanalyse für die zu erwartenden Ergebnisse durchgeführt werden, um eine Projektion in die Zukunft für das Magische Dreieck zu bekommen.⁸⁸ Dies wird in Tab. 2 verdeutlicht

Tabelle 2: Trendanalyse für Projektcontrolling⁸⁹

Das Projektcontrolling sollte in regemäßigen Abständen durchgeführt werden. Die Minimalform des Projektstatus sollte eine regelmäßige Berichtserstattung an Auftraggeber und die Entscheider sein.⁹⁰

Steuerungsmaßnahmen: Wenn beim Soll-/Ist-Vergleich und bei der Trendanalyse Abweichungen deutlich werden, ist mit Steuerungsmaßnahmen in das Projekt einzugreifen, um es wieder auf Kurs zu bringen.

Wenn diese Steuerungsmaßnahmen definiert sind, sollten diese in den neu überarbeiten Plan mit einfließen. Somit ist auch der PDCA-Regelkreis wieder von neuem zu durchlaufen. Mit diesem Ablauf kann die Projektsteuerung sichergestellt werden.

Ergänzend zu erwähnen ist noch, dass das Projetcontrolling zu dokumentieren ist, um später mögliche Entscheidungen nachvollziehen zu können. Dies liegt hauptsächlich in der Verantwortung des Projektleiters.

⁸³ Vgl. Stein (2009), S. 168.
⁸⁴ Vgl. Lindemann (2009), S. 40.
⁸⁵ Quelle: Deming (1989), Zitiert und in Anlehnung nach Lindemann (2009), S. 41
⁸⁶ Vgl. Walter (2006), S. 130ff.
⁸⁷ Vgl. Patzak/Gerold/Rattay/Günter (2009), S. 414f.
⁸⁸ Vgl. Walter (2006), S. 181ff.
⁸⁹ Quelle: In Anlehnung an Stein (2009) S. 238
⁹⁰ Vgl. Stein (2009), S. 238f.