4.1.6. Ressourcenplanung

Ohne die Verwendung oder den Verbrauch von Ressourcen, materieller oder immaterieller Art, kann generell nichts vollbracht werden. Dementsprechend wichtig ist die Bedeutung der Ressourcenplanung im Rahmen der Projektplanung. 79 Für die einzelnen Arbeitspakete werden die benötigten Ressourcen bezüglich Menge und Qualität festgelegt. Eine tragende Rolle bei der Projektplanung spielen die Mitarbeiter. Daher gilt es, deren Einsatz für das Projekt sorgfältig und systematisch zu planen. Nicht zu vernachlässigen sind andere Ressourcen wie Räume oder technische Ressourcen (Entwicklungs- oder Testsysteme). Abbildung 18 zeigt das Vorgehen bei der Ressourceneinsatzplanung je Mitarbeitergruppe. Die Mitarbeiter einer Gruppe besitzen die gleichen Qualifikationen.⁸⁰

Abbildung 18: Schritte der Ressourceneinsatzplanung⁸¹

In einem ersten Schritt werden die Ressourcenarten auf der Ebene der Arbeitspakete festgelegt. Im Anschluss daran wird der Ressourcenbedarf eines Arbeitspaketes je Periode ermittelt. Es muss genau definiert werden, welche Mitarbeiter je Arbeitspaket benötigt werden. In diesem Zusammenhang ist zu klären, welche Qualifikationen vorausgesetzt werden, wie hoch die Anzahl der erforderlichen Mitarbeiter ist, wie lange der Einsatz dauert und ab wann die Mitarbeiter benötigt werden. In der Kapazitätsermittlung (Verfügbarkeitsanalyse) wird anschliessend geprüft, ob die notwendigen Ressourcen im Unternehmen zur Verfügung stehen. Die zeitliche Verfügbarkeit der Mitarbeiter beeinflusst die Personalkapazität. Um diese zu bestimmen, müssen sowohl die Nettoarbeitszeit (durchschnittlich zur Verfügung stehende Arbeitszeit) sowie die Zeitaufwendungen für Routinearbeiten und andere Projekte eines Mitarbeiters vorliegen. Im Folgenden werden der benötigte Bedarf und die zur Verfügung stehenden Kapazitäten miteinander verglichen. Das Ergebnis dieser Kapazitätsbedarfsplanung ist die Kapazitätsbelastung. Stehen zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht alle benötigten Kapazitäten zur Verfügung, wird der Bedarf durch einen Kapazitätsausgleich abgebaut (z.B. zeitliche Verschiebung, intensivere Nutzung der Kapazitäten, etc.).⁸²

Das Projektcontrolling sorgt in dieser Phase für eine sachliche Bestimmung und Dokumentation der freien Kapazitäten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ressourcen gleichmässig ausgelastet werden. Ermittelte Engpässe müssen frühzeitig kommuniziert und bereinigt werden. Bei knappen Ressourcen ist eine projektübergreifende Koordination entscheidend. Hilfreich ist in solch einem Fall eine Priorisierung von Projekten. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter nicht in zu vielen Projekten eingesetzt werden.⁸³

⁸⁰ Vgl. Fiedler, R. (2010), S. 126 und Kütz, M. (2012), S. 118.
⁸¹ Eigene Darstellung in Anlehnung an: Schreckeneder, B. C. (2013), S. 126.
⁸² Vgl. Fiedler, R. (2010), S. 126 ff. und Schreckeneder, B. C. (2013), S. 126.
⁸³ Vgl. Fiedler, R. (2010), S. 131 f.