4.1.7. Kosten- und Finanzplanung

Projekte beeinflussen die Planung von Kostenstellen, Kostenträgern, das interne Unternehmensergebnis, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Planbilanz und sie verursachen Ein- und Auszahlungen, die sich auf den Finanzplan auswirken. Die Basis der Projektkostenplanung sind wirksame Strukturen des Rechnungswesens und Controllings. Je besser diese Strukturen ausgebildet sind, umso genauer sind die Daten über die voraussichtlichen Projektkosten. Ein effizientes Kostencontrolling setzt eine genaue und effiziente Planung voraus. Mit dem Fortschreiten des Projektverlaufs wird die Planung verfeinert. Zu Beginn des Projektes werden die Kosten, basierend auf einer groben Aufwandsermittlung, geschätzt. Mit zunehmender Dauer lassen sich genauere Kalkulationen erstellen. In einem ersten Schritt werden vorerst nur die direkt und eindeutig mit dem Projekt verbundenen Kosten kalkuliert. Erst im Anschluss daran werden die Gemeinkosten berücksichtigt. Auf Grund dessen lässt sich schnell ermitteln, welche Kosten nicht anfallen werden, wenn das Projekt oder ein Arbeitspaket nicht umgesetzt wird.⁸⁴ Die notwendigen Ausgangsdaten sind im Projektstrukturplan, im Ressourcenplan sowie im Terminplan zu finden. Der Projektstrukturplan liefert dabei die Daten zu den Arbeitspaketen, der Ressourcenplan die für das Projekt notwendigen Mitarbeiter und Sachmittel und der Terminplan die Laufzeiten der Arbeitspakete.⁸⁵

Einer der grössten Kostenfaktoren in einem Projekt ist das Personal. Für die Ermittlung der Personalkosten sollten vom Rechnungswesen bereitgestellte Lohnbzw. Gehaltsstandardsätze verwendet werden. Die Mitarbeiter werden in Kategorien eingestuft (z.B. Kat.1: Geschäftsführung, Kat. 2: Projektmanager, Kat. 3: Gruppenleiter, Kat. 4: Einkäufer, Kat. 5: Sekretärin). Das Controlling ermittelt für jede Kategorie einen einheitlichen Stundensatz. Auf willkürlich festgelegte Stundensätze sollte verzichtet werden, da eine Kalkulation basierend auf diesen Daten nicht aussagekräftig wäre. Gemeinkosten wie z.B. Kosten für die Nutzung des Kopierers, von Büroräumen oder der Kantine, lassen sich nur schwer einem Projekt direkt zuordnen. Daher verwendet man häufig prozentuale Zuschläge. Eine weitere Verrechnung ist über die Prozesskostenrechnung möglich.⁸⁶ Die Projektkosten können progressiv oder retrograd über die Deckungsbeitragsrechnung ermittelt werden. Anhang A 1 und A 2 zeigen Beispiele für beide Kostenkalkulationen.⁸⁷ Die Kosten sind pro Arbeitspaket zu planen und werden dann über alle Ebenen des Projektstrukturplans kumuliert. Es muss darauf geachtet werden, dass keine Kosten, durch mehrere Arbeitspakete gleichzeitig entstehen. Sonst lässt sich nicht feststellen, welche Kosten durch Streichung eines Arbeitspaketes wegfallen. Sofern zusätzliche Kosten entstehen, sind diese separat auszuweisen. Sinnvoll ist zudem eine weitere Unterteilung in fixe und variable Kosten. Damit lassen sich Auswirkungen von Mehrleistungen zügig beurteilen. Eine Differenzierung in Basisbudget und Zusatzbudget ist ebenfalls vorteilhaft, um Ursachen für Budgetüberschreitungen zu ermitteln.⁸⁸ Allen Beteiligten muss klar sein, dass eine Kostenplanung letztendlich immer Züge einer Schätzung aufweist. Der genaue Projektverlauf sowie die anfallenden Kosten lassen sich nur schwer exakt vorhersagen.⁸⁹

Abschliessend wird der Finanzierungsplan erstellt, d.h. es werden die benötigten Ressourcen des Projektes finanziell bewertet und die notwendigen finanziellen Mittel im Projektverlauf abgebildet. Der Finanzierungsplan stellt sicher, dass in allen Projektphasen ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung stehen. Bereits in der Planung sind die zu erwartenden Zahlungsflüsse hervorzuheben. Die Kosten sind differenziert nach ausgabenwirksamen und ausgabenunwirksamen Kosten darzustellen und die Fälligkeiten grosser Beträge müssen bekannt sein. Aber nicht nur Auszahlungen müssen berücksichtigt werden, sondern auch Einzahlungen. Zur Einschätzung der Liquidität empfiehlt sich der Cash Flow als nützliche Kennzahl, da er den Überschuss an Finanzmitteln eines Projektes zeigt. Die Höhe der Finanzierungskosten wird durch den Verlauf der Liquidität bestimmt. Sie sind als weitere Kostenart im Projekt zu budgetieren.⁹⁰

⁸⁴ Vgl. Ebenda, S. 133 f. und Niklas, C. (2011): https://www.projektmagazin.de/artikel/was-projektleiter-ueber-kosten-wissen-sollten-teil-3_7313, S. 1.
⁸⁵ Vgl. Ebenda, S. 2 f.
⁸⁶ Vgl. Fiedler, R. (2010), S. 135 f.
⁸⁷ Vgl. Ebenda, S. 137.
⁸⁸ Vgl. Ebenda, S. 140 ff.
⁸⁹ Vgl. Niklas, C. (2011): https://www.projektmagazin.de/artikel/was-projektleiter-ueber-kosten-wissen-sollten-teil-3_7313, S. 18.
⁹⁰ Vgl. Fiedler, R. (2010), S. 143 f. und Walter, V. (2006), S. 95.