5.7.4. Weitere Massnahmen

Die Einführung von Projektcontrolling kann zu Widerständen bei den davon betroffenen Mitarbeitern führen, da sie es als externen Störfaktor betrachten, der die bestehenden Strukturen ändern möchte. In der Vergangenheit lag die Gesamtverantwortung für die Projektsteuerung und -kontrolle allein beim Projektleiter und ggf. bei den Projektmitgliedern. Durch das Projektcontrolling verteilen sich die Verantwortlichkeiten neu und die Transparenz wird massgeblich erhöht. Damit lassen sich die Leistungen der Projektverantwortlichen besser beurteilen, was den Widerstand zusätzlich erhöhen kann. Des Weiteren verursacht gerade in der Planungsphase aber auch in der Realisierungsphase das Projektcontrolling einen erhöhten Aufwand bei allen beteiligten Personen, was ebenfalls zu einer Abwehrhaltung führen kann. Um diese Widerstände zu beseitigen und den Aufwand zu reduzieren, sind die folgenden Massnahmen angedacht:

• Einbindung aller betroffenen Stellen und Abteilungen, um deren Erfahrungen im Projektmanagement einzubauen
• Offene Kommunikation, d.h. miteinander über mögliche Bedenken reden, Vorteile und Nachteile gemeinsam besprechen
• Sukzessive Schulung der Mitarbeiter zum Thema Projektcontrolling
• Arbeitshilfen schaffen (Handbuch, Vorlagen, etc.) und Standardwerkzeuge (z.B. Excel oder Word) nutzen
• Etablierung einer verständlichen und wirtschaftlichen Projektphilosophie

Der Einsatz von Projektcontrolling kann nur erfolgreich verlaufen, wenn alle Projektbeteiligten das Projektcontrolling als eine Servicefunktion verstehen und akzeptieren.

Begleitend zur Implementierung von Projektcontrolling wird ein Handbuch erstellt. Das Ziel dessen ist, in einer übersichtlichen und kompakten Form die wesentlichen Grundlagen des Projektcontrollings und die Prozesse aufzuzeigen. Das Handbuch beinhaltet allgemeine Definitionen, Methoden und Tools aber auch unternehmensspezifische Regelungen, Rahmenbedingungen und Vorlagen. Es soll alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter bei ihrer Projektarbeit unterstützen sowie diese erleichtern. Das Handbuch dient als Nachschlagewerk für das Projektteam und ermöglicht auch neuen Mitarbeitern ein rasches Einarbeiten in alle Abläufe. Die Grundlage für den Inhalt bildet die vorliegende Arbeit. Die Kapitel zwei bis vier sind darin in komprimierter Form abgebildet. Im ersten Teil werden die allgemeinen Grundlagen des Projektcontrollings erläutert und im Anschluss daran das strategische Projektcontrolling näher betrachtet. Der Kern dieses Handbuches ist das operative Projektcontrolling mit den Schwerpunkten Projektplanung und Projektkontrolle. Ebenfalls enthalten sind unternehmensinterne Arbeitsanweisungen, Reglungen bzw. Rahmenbedingungen sowie Konzernvorgaben, die bei Änderungen angepasst werden müssen. Um einen einheitlichen Standard zu erzielen, werden zusätzlich Vorlagen, z.B. für den Projektauftrag, Projektstrukturplan oder Terminplan, etc. hinterlegt. Das Handbuch soll kein starres, sondern selbst erarbeitetes und laufend aktualisiertes Regelwerk sein. Es muss stetig weiter entwickelt werden, indem gewonnene Erfahrungen aller Beteiligten aus abgeschlossenen Projekten einfliessen. Die abgebildeten Inhalte müssen von allen Mitarbeitern gelebt werden.¹⁵⁹

¹⁵⁹ Vgl. Patzak, G. / Rattay, G. (2009), S. 369 f.