5.5.3. Ressourcenplan

Im Rahmen der Ressourcenplanung wird der Einsatz von Mitarbeitern, Betriebsmitteln, Fremdleistungen und Material für ein Projekt geplant (vgl. Kap. 4.1.6). Dabei spielen vor allem die Mitarbeiter eine entscheidende Rolle. Deren Einsatz für das Projekt ist sorgfältig und systematisch zu planen.

Hinsichtlich der Personalressourcen sind die folgenden drei Punkte zu klären:

• Wie ist die zeitliche Verfügbarkeit einzelner am Projekt beteiligter Mitarbeiter?
• Wie hoch ist die Anzahl der benötigten Mitarbeiter?
• Sind die benötigten Mitarbeiter ausreichend qualifiziert?

In den meisten Fällen werden nicht alle Ressourcen, sondern nur die Engpassressourcen geplant. Diese liegen nur in begrenzter Anzahl vor und können die Erreichung des Projektziels beeinflussen.¹⁴⁰ Mitarbeiter zählen in den meisten Unternehmen zu den Engpassressourcen, so auch bei der TUI Service AG. Kein Mitarbeiter steht einem Unternehmen 365 Tage im Jahr zur Verfügung, Daher empfiehlt es sich, die entsprechende Nettoarbeitszeit zu ermitteln. Abbildung 28 zeigt die Nettoarbeitszeit der TUI Service AG für das Jahr 2013. Für die Berechnung werden von 365 Tagen im Jahr alle Samstage, Sonntage sowie gesetzliche und kantonale Feiertage subtrahiert. Daraus ergibt sich die Bruttoarbeitszeit. Von dieser werden in einem weiteren Schritt Ferien, Abwesenheiten für Weiterbildung, Sonderurlaub, Brückentage und Krankheitstage abgezogen und somit die Normalarbeitszeit ermittelt. Abschliessend sind noch Verteilzeiten zu berücksichtigen. Dabei unterscheidet man zwischen sachlichen Verteilzeiten, z.B. Störungen des Arbeitsprozesses, Teilnahme an Personalversammlungen, Mitarbeitergespräche mit dem Vorgesetzten, etc. und persönlichen Verteilzeiten, z.B. Kaffeepausen oder persönliche Gespräche mit Kollegen. In der Praxis wird ein Wert zwischen 15% und 20% gewählt.¹⁴¹ Für die Verteilzeit bei der TUI Service AG wurde ein Wert von 15% festgelegt.

Abbildung 28: Ermittlung der Nettoarbeitzeit¹⁴²

Die Nettoarbeitszeit bei der TUI Service AG beträgt ca. 182 Tage im Jahr. Berücksichtigt man eine 42 Stunden-Woche, ergeben sich die folgenden zur Verfügung stehenden Netto-Stunden pro Monat:

Die Nettoarbeitszeit sagt allerdings nicht aus, wie viel dieser Zeit der einzelne Mitarbeiter dem Projekt zur Verfügung steht. Die Projektteilnehmer sind im Normalfall in andere Projekte eingebunden oder mit Aufgaben aus ihrer Linientätigkeit betraut. Für eine effektive Projektarbeit ist es notwendig, die Verfügbarkeit der benötigten Mitarbeiter verlässlich zu dokumentieren. Auf Grund des eher geringen Projektumfangs und der überschaubaren Anzahl der zwei direkt beteiligten Mitarbeiter, wird bei dem Projekt Einführung von Projektcontrolling auf eine detaillierte Kapazitätsplanung verzichtet. Für grössere Projekte ist es aber notwendig, die freien Mitarbeiterkapazitäten zu ermitteln, da diese dann dem konkret geplanten Personalbedarf gegenübergestellt werden. Sofern die benötigte Kapazitätsgrenze überschritten wird, muss geklärt werden, ob bestimmte Arbeitspakete verschoben, intensiver genutzt oder zusätzliche Kapazitäten durch eine Auftragsvergabe an externe Dienstleister geschaffen werden.¹⁴³ Grafisch lässt sich dieser Sachverhalt durch ein Kapazitätsbelastungsdiagramm, in das die einzelnen Arbeitspakete nach Dauer und Ressourcen eingetragen werden, darstellen. Zusätzlich wird die verfügbare Kapazität (rote Linie) angezeigt. Daraus lässt sich ableiten, ob zu einem bestimmten Zeitpunkt der Bedarf höher als die Kapazität ist. Abbildung 29 zeigt ein mögliches Beispiel.

Abbildung 29: Kapazitätsbelastungsdiagramm¹⁴⁴

Drei Wochen nach dem Start des Projektes reicht die Kapazität nicht mehr aus. In diesem Fall muss durch den Projektleiter mit Unterstützung des Projektcontrollers ein entsprechender Ausgleich erfolgen. Abbildung 30 zeigt einen Lösungsansatz. Dabei wird das Arbeitspaket 2, für das ursprünglich zwei Ressourcen geplant wurden, zeitlich verschoben und intensiver genutzt.

Abbildung 30: Kapazitätsbelastungsdiagramm mit Ausgleich¹⁴⁵

¹⁴⁰ Vgl. Schreckeneder, B. C. (2013), S. 126 f.
¹⁴¹ Vgl. Fiedler, R. (2010), S. 128.
¹⁴² Eigene Darstellung in Anlehnung an: ebenda. Bei den Feiertagen wurden zwei kantonale Feiertage nicht berücksichtigt, da sie aus einen Sonntag fallen und somit bei der Berechnung der Bruttoarbeitszeit enthalten sind.
¹⁴³ Vgl. Schreckeneder, B. C. (2013), S. 128 f.
¹⁴⁴ Vgl. Fiedler, R. (2010), S. 127.
¹⁴⁵ Vgl. Ebenda, S. 131.