4.1.3. Projektaufgaben und Struktur

Mit Hilfe des Projektstrukturplans werden sämtliche Projektaufgaben systematisch erfasst, Projekte in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete mit einheitlicher Verantwortung untergliedert, Projektinhalte übersichtlich dargestellt sowie eine einheitliche Struktur für das gesamte Projekt festgelegt. Diese Struktur ist die Grundlage für alle nachfolgenden Managementaktivitäten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Projektstrukturplan zu gliedern. Dieser kann objektorientiert (inhalts-, ziel-, produktorientiert) oder ablauforientiert (prozess-, tätigkeits-, funktionsorientiert) gestaltet sein. In der Praxis kommt es häufig zu einer gemischtorientierten Gliederung (objekt- und ablauforientiert). Ein Arbeitspaket beinhaltet mehrere Tätigkeiten. Um ein überprüfbares Ergebnis zu erhalten, müssen diese in sich abgeschlossen sein.⁶⁸ Das Projektcontrolling sorgt dafür, dass diese Arbeitspakete eine steuerungsfähige Grösse aufweisen bzw. nicht zu umfangreich sind. Innerhalb eines Projektes müssen der Aufwand und die Dauer der Arbeitspakete homogen gestaltet werden. Der Kosten- und Zeitanteil sollte zwischen zwei und fünf Prozent des Gesamtprojektes liegen. Die fein unterteilten Arbeitspakete erleichtern die Einschätzung des voraussichtlichen Aufwands sowie die rechtzeitige Erkennung von Risiken. Planänderungen lassen sich leichter umsetzen, da man sich nur auf die einzeln betroffenen, klar abzugrenzenden Pakete, konzentrieren muss.⁶⁹

Im Projektstrukturplan werden Meilensteine festgelegt. Sie sind wichtige Orientierungspunkte im Verlauf eines Projektes, an denen etwas Entscheidendes geprüft wird. Meilensteine benötigen in der Regel keine Ressourcen und finanziellen Mittel. Man kann sie auch als k.o.-Kriterien bzw. vorgeplante Deadlines bezeichnen. An diesen Punkten wird das gesamte Projekt einer genauen Prüfung unterzogen und die weitere Vorgehensweise festgelegt. Sollte die Abweichung vom Plan zu gross ausfallen, kann das zum Abbruch des gesamten Projektes führen. Es gibt verschiedene Arten von Meilensteinen, z.B. vertragliche Verpflichtungen oder Zahlungen. Eine besondere Kategorie von Meilensteinen stellen die Quality Gates dar. Diese dürfen erst passiert werden, wenn genau festgelegte Kriterien erfüllt sind.⁷⁰

Das Projektcontrolling sollte einen Standardprojektstrukturplan erstellen. Der Vorteil liegt darin, dass Anpassungen für neue Projekte schnell durchgeführt werden können, indem nicht benötigte Arbeitspakete gegen neue ausgetauscht werden. Somit kann innerhalb kürzester Zeit ein aktueller Plan mit Daten für die Termin- und Kostenplanung aufgestellt werden. Vom Projektcontrolling werden zudem Regeln für Arbeitspakete, Meilensteine und Umfang des Projektstrukturplans definiert. In einem weiteren Schritt werden die Meilensteine dahingehend geprüft, ob sie mit dem Projektauftrag einhergehen und vertraglich vereinbarte Leistungstermine berücksichtigen. Des Weiteren wird die Vollständigkeit des Projektstrukturplans detailliert betrachtet.⁷¹

⁶⁸ Vgl. Kuster, J. / Huber, E. / Lippmann, R. / Schmid, A. / Schneider, E. / Witschi, U. / Wüst, R. (2011), S. 126 und Patzak, G. / Rattay, G. (2009), S. 223.
⁶⁹ Vgl. Fiedler, R. (2010), S. 93 und Kütz, M. (2012), S. 111.
⁷⁰ Vgl. Pascher, D. / Ropers, J. / Zillmer, D. R. (2013), S. 123 ff. und Fiedler, R. (2010), S. 93.
⁷¹ Vgl. Ebenda, S. 95 f.