5.7.3. Auswahl der Projektcontrolling-Instrumente

Um den Leistungsfortschritt eines Projektes zu messen, gibt es verschiedene Instrumente (vgl. Kap. 4.2). Im Rahmen der Einführung von Projektcontrolling bei der TUI Service AG wird zukünftig die Earned Value Analyse Anwendung (EVA) finden (vgl. Kap. 4.2.5). Bei der EVA handelt es sich um eine integrierte Methode zur Kostenüberwachung und -prognose. Der erfolgreiche Einsatz der EVA ist allerdings an grundlegende Anforderungen gebunden. Gerade zu Beginn stellt dies eine grosse Herausforderung dar, da z.B. die gesamte Arbeit vom Anfang bis zum Ende des Projektes geplant werden muss, die Arbeitspakete inklusive der verantwortlichen Personen definiert werden, der Projektumfang sowie Termin- und Kostenziele festgelegt und die Ist-, Plan- sowie Soll-Kosten pro Leistungseinheit ermittelt werden müssen. Dies sind nur einige Beispiele der Grundlagen für eine erfolgreiche Anwendung. Trotz der hohen Anforderungen an das Projektmanagement und die verantwortliche Controllingstelle hinsichtlich der Datenerhebung und Planung, ist die EVA ein geeignetes Instrument. Durch den Einsatz der EVA bei der TUI Service AG ergeben sich die folgenden Vorteile aus der Sicht des Unternehmens:

• Hohe Transparenz des Projektfortschritts
• Integrierte Betrachtung der Projektzielgrössen Zeit, Kosten und Leistung
• Objektive und realistische Messung der erledigten Arbeit
• Auf Grund der Ergebnisse eignet sich die EVA sehr gut zum Vergleich mit anderen Projekten im Unternehmen (Multiprojektcontrolling)
• Auf Basis der Ergebnisse lassen sich grundlegende Managemententscheidungen treffen
• Aufwertung des Projektmanagements durch eine Steigerung der Qualität

Neben den Vorteilen ergeben sich bei der Anwendung der EVA auch Nachteile, die im Folgenden dargestellt sind.

• Hoher Aufwand bei der Erfassung notwendiger Daten
• Hohe Anforderungen an die Projektteilnehmer (Projektleiter, Projektmanager) hinsichtlich der Planung und Datenerhebung
• Qualität und Kundenzufriedenheit werden nicht berücksichtigt
• Mögliche Fehlinterpretation der Ergebnisse bzw. falsche Anwendung der Analyse durch die Projektteilnehmer

Bei der Einführung ist darauf zu achten, dass alle betroffenen Mitarbeiter für einen sicheren Umgang geschult werden. Nur wenn die Projektteilnehmer die Methode verstehen und die ermittelten Kennzahlen richtig interpretieren können, kann die EVA erfolgreich eingesetzt werden. Wichtig ist zudem, dass die EVA von den Mitarbeitern nicht als bürokratischer Aufwand und Kontrollsystem des Managements verstanden wird.

Die EVA lässt sich aber nicht bei allen Projekten der TUI Service AG anwenden. Erst ab einer bestimmten Grösse lohnt sich der damit verbundene Aufwand. Nicht sinnvoll ist der Einsatz z.B. bei Projekten, bei denen es nur sehr wenige Arbeitspakete gibt, keine vollständige detaillierte Planung vorliegt oder Projektfortschritte nicht gemeldet werden.