4.2.4. Kostenkontrolle

Im Rahmen der Kostenkontrolle (Kostencontrolling) werden die geplanten Projektkosten oder Kosten einzelner Arbeitspakete mit voraussichtlichen Istkosten verglichen. Das Kostencontrolling liefert Prognosen darüber, ob die definierten Projektkosten eingehalten werden und das Projekt weiterhin profitabel ist. Die Kontrolle der Kostenentwicklung läuft parallel zur Leistungs- und Terminkontrolle. Abbildung 19 zeigt den Prozess der Kostenkontrolle.

Abbildung 19: Prozess des Kostencontrollings⁹⁹

Die Basis für eine effiziente Kostenkontrolle sind die ermittelten bzw. geschätzten Plankosten. Diese werden zur Ermittlung benötigter Sollkosten verwendet. Dabei ist entscheidend, dass die Plankosten vollständig vorliegen, ein Bezug zu den Kostenarten hergestellt ist und ein angemessener Detaillierungsgrad vorliegt. Des Weiteren muss die Kostenplanung mit der Terminplanung übereinstimmen.¹⁰⁰ Durch Aufsummierung der bereits angefallenen Kosten werden in einem weiteren Schritt die Istkosten ermittelt. Dazu zählen neben den verbuchten Istkosten auch projektbezogene Bestellungen für Fremdleistungen, Material, etc., die noch nicht verbucht wurden sowie regelmässig anfallende, periodenbezogene Kosten. Auch diese müssen analog der Plankosten vollständig, korrekt den jeweiligen Kostenarten zugeordnet und angemessen detailliert sein. Wichtig ist zudem eine zeitnahe Erfassung der Kosten.¹⁰¹ Ein Vergleich von Plan- und Istwerten in der Kostenbetrachtung kann zu Fehlinterpretationen der Projektsituation führen. Daher empfiehlt es sich, die Entwicklung der Kosten in Verbindung mit dem Leistungsfortschritt zu bringen. Dafür sind Sollkosten als weitere Kenngrösse notwendig. Diese werden ermittelt, indem die zum Berichtszeitpunkt fertiggestellte tatsächliche Projektleistung mit den laut Planung zugeordneten Kosten bewertet wird. Die Earned Value Analyse (EVA) ist eine bewährte und standardisierte Methode, mit der sich Abweichungen von Plan-, Ist- und Sollkosten erkennen lassen (vgl. dazu Kapitel 4.2.5).¹⁰² Als weitere Kenngrösse werden die Restkosten ermittelt. Diese geben Auskunft darüber, welche weiteren Kosten für die Fertigstellung des Projektes benötigt werden (ETC = Estimate to Complete). Addiert man zu den Restkosten die aktuellen Istkosten, erhält man den gesamten Finanzbedarf des Projektes bis zur Fertigstellung.

• Prognose der Gesamtkosten

Die Gesamtkosten ermöglichen eine Beurteilung darüber, ob ein Projekt sich zum jeweiligen Berichtszeitpunkt noch im geplanten Rahmen des Budgets befindet oder bereits überschritten wurde. Die Gesamtkosten lassen sich durch die Kostentrendanalyse grafisch darstellen.¹⁰³ Entwickeln sich die Kosten eines Projektes plangemäss, muss das Projektcontrolling vorerst nicht eingreifen. Ergeben sich jedoch Abweichungen vom Plan, müssen diese analysiert und korrigierende Massnahmen getroffen werden.¹⁰⁴

⁹⁹ Eigene Darstellung in Anlehnung an: Litke, H.-D. (2007), S. 162 und Niklas, C. (2011): https://www.projektmagazin.de/artikel/kostencontrolling-im-projekt-teil-1_913141?secret=dSLlzma7Zd, S. 2.
¹⁰⁰ Vgl. Ebenda, S. 2 f.
¹⁰¹ Vgl. Ebenda, S. 3 f.
¹⁰² Vgl. Ebenda, S. 5 f.
¹⁰³ Vgl. Ebenda, S. 9 f.
¹⁰⁴ Vgl. Niklas, C. (2011): https://www.projektmagazin.de/artikel/kostencontrolling-im-projekt-teil-2_913651?secret=dSLlzma7Zd, S. 1.