2.1.3. Anzeichen und Ursachen für Prozessmängel

Schwachstellen innerhalb von Prozessen zeigen sich in verschiedensten Formen. Diese als Symptome auftretenden Mängel schwächen Effektivität und Effizienz von Prozessleistungen.

Dies bedeutet erhöhte Prozesskosten als Folge von erhöhtem Koordinationsaufwand, erhöhten Durchlaufzeiten, Fehlerbehebung und Intransparenz. Dies erhöht die Gefahr, dass die Kundenzufriedenheit nicht erreicht werden kann.

In Unternehmen häufig beobachtbar sind Warteschlangen und Stapel, was sich verdeutlicht in Anhäufungen von Dokumenten und der Tatsache, dass Mitarbeiter mit ihren Aufgaben in Rückstand geraten.⁷⁴ Des Weiteren sind redundante bzw. veraltete Daten- und Informationsquellen zu finden. Teilweise werden noch eigens entwickelte, auf das Unternehmen mit den veralteten Bedürfnissen zugeschnittene Softwareprogramme genutzt, die dezentral und ohne Durchgängigkeit wie Insellösungen genutzt werden. Auch wenn integrierte ERP- Systeme bereits eingeführt sind, könnten diese stärker genutzt und der Automatisierungsgrad erhöht werden.

Bei genauerer Beobachtung werden vielfältige Ursachen erkennbar. Die historisch gewachsenen Strukturen und Produktportfolios in Unternehmen können den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Hohe Produkt- und Prozesskomplexität sind typische Folgen.⁷⁵

Je grösser die Produktvielfalt desto geringer ist die Möglichkeit der Standardisierung. Die steigende Anzahl Produktvarianten wird verursacht durch zunehmend individuellere Kundenwünsche. Zudem ist eine zunehmende Anzahl kleiner Auftragsgrössen beobachtbar.

Hohe Prozesskomplexität zeigt sich in Form von vielen Stellen, welche für eine Aufgabe oder ein Aufgabengebiet zuständig sind. Hohe Kosten sind die Folge von vielen Personalkapazitäten, welche Doppelspurigkeiten und lange Durchlaufzeiten verursachen.⁷⁶

⁷⁴ Vgl. Brecht- Hadraschek/Feldbrügge (Recherchemethoden), S.145
⁷⁵ Vgl. SGBS Modul 3 (Struktur- und Prozessmanagement), Reich, M. (Prozessmanagement), S.4
⁷⁶ Vgl. SGBS Modul 3 (Struktur- und Prozessmanagement), Reich, M. (Prozessmanagement), S.4