2.2.2. Erhebungsmethoden

Zur Vorbereitung der Analyse gilt es Daten und Informationen zu beschaffen. Über Primär- oder Sekundärerhebungen sind solche Informationsbeschaffungen möglich.

Bei Primärehebungen werden in Workshops mit mehreren Beteiligten oder im Interview mit Einzelpersonen detaillierte Informationen zu den Abläufen gewonnen.

Die Vorteile der Gruppenworkshops gegenüber den Einzelinterviews liegen in der Zeitersparnis, da mehrere Prozessmitarbeiter oder Verantwortliche teilnehmen, und der damit verbundenen Erfassung mehrerer Sichtweisen auf einen Prozess, was hilfreich ist in Bezug auf ein folgendes gemeinsames Commitment.¹⁴⁸ Bei Einzelinterviews kann ein eventuell vorhandener Gruppendruck der Mitarbeiter untereinander ausgeschlossen werden, was für den Informationsgehalt aus dem Vieraugengespräch heraus förderlich sein kann.¹⁴⁹

Zu beachten ist die Subjektivität in den Aussagen der Befragten. Aus den Gesprächen mit Prozessbeteiligten und Prozessverantwortlichen lassen sich neben harten Fakten zu den Abläufen auch weiche Faktoren erkennen. Die Motivation und Handlungsweisen der beteiligten Mitarbeiter können sehr unterschiedlich sein. Die individuelle Einstellung zur Tätigkeit kann durch die gezeigte Leistungsfähigkeit zur Erstellung eines Ergebnisses in entscheidendem Masse beitragen. Sollten wichtige Informationsträger nicht vor Ort sein, so können auch schriftliche Befragungen mittels Fragebögen durchgeführt werden. Um die unternehmensspezifischen Prozesse verstehen zu können, ist es zwingend notwendig auf der betrachteten Ebene einzusteigen oder sogar operativ die Prozesse zu begleiten als teilnehmender Beobachter.¹⁵⁰

Sekundärerhebungen erfolgen auf Basis vorhandener Dokumente. Dokumente können das Organigramm, Stellenbeschreibungen, Herstelldokumente oder Prozessanweisungen sein. Fragen zu harten Fakten wie Kosten, Durchlaufzeiten und Mengen können durch Dokumentenrecherche beantwortet werden. Daten aus Dokumenten sind in der Vergangenheit erhoben worden, somit müssen Aktualität und Übertragbarkeit auf den Prüfzeitpunkt kontrolliert werden.¹⁵¹

Die Vielzahl an gewonnen Daten und Informationen muss ausführlich schriftlich festgehalten werden. Dies erfordert eine entsprechende Vorbereitung und Planung der Gespräche sowie die zeitnahe Nachbearbeitung.¹⁵² Mit Hilfe der vorliegenden Erkenntnisse können in Form von Flussdiagrammen, z.B. mit der Methode der erweiterten Ereignisgesteuerten Prozessketten (eEPK), die ausgewählten Teilprozesse visualisiert werden. Mithilfe der Prozessmodellierung werden Prozessstrukturen untersucht und analysiert.

Da Prozesse in Unternehmen komplex sein können und klare Abgrenzungen nicht immer von Beginn an möglich sind, so ist am Anfang eine geringere Detaillierungsebene zu wählen. Mit fortschreitender Erhebung können weitere Detaillierungstiefen betrachtet werden, womit der Weg von übergeordneten zu spezialisierten Ebenen führt (Top- Down- Approach).¹⁵³

Das Ergebnis ist die Dokumentation der Ist- Prozesse. Die Analyse kann begonnen werden, wenn die aufgenommenen Ist- Prozesse iterativ von beteiligten Mitarbeitern geprüft wurden.¹⁵⁴

¹⁴⁸ Vgl. Brecht- Hadraschek/Feldbrügge (Recherchemethoden), S.124
¹⁴⁹ Vgl. Brecht- Hadraschek/Feldbrügge (Recherchemethoden), S.131
¹⁵⁰ Vgl. Brecht- Hadraschek/Feldbrügge (Recherchemethoden), S.121
¹⁵¹ Vgl. Scholz (Informationsquelle), S.35
¹⁵² Vgl. Brecht- Hadraschek/Feldbrügge (Recherchemethoden), S.143
¹⁵³ Vgl. Koch (Istaufnahme von Prozessen), S.72
¹⁵⁴ Vgl. Koch (Istaufnahme von Prozessen), S.73