2.1.8. Prozessoptimierung und Prozessmanagement- Kreislauf

Das fünfphasige Modell stellt den Rahmen für Prozessoptimierungen dar. Bei den Phasen 1 bis 4, Vorbereitungs-, Analyse, Optimierungs- und Umsetzungsphase, handelt sich um Abschnitte im Rahmen eines Projektes. Projekte sind zeitlich begrenzte Vorhaben mit dem Ziel ein einmaliges Ergebnis zu erreichen. 135 Die sich anschliessende Evaluierungsphase, Phase 5, ist ein fortlaufender Prozess und stellt den Prozessmanagement- Kreislauf dar, so dass Prozessoptimierung nach Abschluss des Projekts als bestehender und kontinuierlich durchzuführender Prozess im Unternehmen verankert werden kann.

Tabelle 6: Phasenmodell zur Vorgehensweise bei Prozessoptimierungen¹³⁶

Da das Umfeld eines Unternehmens sich ständig ändert und dazu eine Beschleunigung der Veränderungen zu beobachten ist, sind Lernfähigkeit und Anpassungsfähigkeit entscheidend für den langfristigen Erfolg.¹³⁷ Deshalb ist nicht nur Anpassungsfähigkeit, sondern auch die Fähigkeit Veränderungen im Unternehmen schnell umzusetzen, ein Wettbewerbsvorteil, da optimierte Prozess somit nach kurzer Zeit nicht mehr zwingend optimal sind.¹³⁸ Der Prozessmanagement- Kreislauf geht im Kern zurück auf den von W.E. Deming entwickelten PDCA- Zyklus. Durch die stetige Abfolge und Wiederholung der Elemente «plan», «do», «check» und «act» kann ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess erreicht werden.¹³⁹

Vor dem Hintergrund des Prozessmanagements bedeuten diese vier Elemente strategisches Prozessmanagement, Sollprozesskonzeption, Prozessimplementierung und Prozesssteuerung.¹⁴⁰ Über das strategische Prozessmanagement kann sichergestellt werden dass der Bezug zur Unternehmensstrategie stets gegeben ist und die Geschäftsprozesse auf die strategischen Ziele ausgerichtet werden.¹⁴¹

Die Sollprozesskonzeption umfasst Prozessidentifikation, Analyse und Prozessoptimierung. Bei der Prozessimplementierung findet die Umsetzung der optimierten Abläufe statt. Das Prozesscontrolling steuert mit Hilfe von Kennzahlen die optimierten Prozesse.

Der Kreis schliesst sich über das strategische Prozessmanagement: anhand der Daten aus dem Controlling sowie Informationen über Kunden, Unternehmensgeschehen und Marktsituation wird über Veränderungen und Anpassungen der Prozesse entschieden.¹⁴²

Abb. 7: Prozessmanagement- Kreislauf (Phase 5)¹⁴³

Strategischen Entscheidungen und deren Umsetzung (Kreislauf graue Pfeile) beruhen auf grundlegen Überlegungen zur Positionierung gegenüberüber Wettbewerbern. Daneben können aber ebenso kleine Prozessoptimierungen auf operativer Ebene regelmässig durchgeführt werden (Kreislauf blaue Pfeile).

Strategie und Unternehmensziele sollen auf allen Ebenen im Unternehmen bekannt sein. Die Einbeziehung von Mitarbeitern in Gestaltungsarbeit und die Übertragung von Verantwortung stellt die unternehmensweite Unterstützung der Prozesse im Sinne der Ziele sicher.

¹³⁵ Vgl. Project Management Institute, PMBOK®- Guide (Einführung), S.5
¹³⁶ Vgl. Bundesministerium des Inneren, Organisationshandbuch (Notwendigkeit und Ziele der prozessorientierten Organisation- Vorgehensmodell), Abschnitt 4.1.1, S.127
URL: http://www.orgahandbuch.de/OHB/DE/node.html [24.12.2013]
¹³⁷ Vgl. Allweyer (Ständige Prozessverbesserung), S.408
¹³⁸ Vgl. zfo, Zeitschrift Führung und Organisation 05/2010 (Erfolg im Prozessmanagement- Organisatoren und IT- Spezialisten zusammenbringen), S.322-324
URL: https://www.genios.der:443/document/ZFO_101001006 [23.12.2013]
¹³⁹ Vgl. Brecht- Hadraschek/Feldbrügge (Ein allgemeines Vorgehensmodell), S.23
¹⁴⁰ Vgl. Allweyer (Geschäftsprozessmanagement- Kreislauf), S.90
¹⁴¹ Vgl. Allweyer (Geschäftsprozessmanagement- Kreislauf), S.91
¹⁴² Vgl. Allweyer (Geschäftsprozessmanagement- Kreislauf), S.93
¹⁴³ In Anlehung an Allweyer (Geschäftsprozessmanagement- Kreislauf), S.91