2.1.6. Modellierung von Prozessen

Modelle erlauben eine verständliche Darstellung von Sachverhalten, wodurch Strukturen und Abläufe in Systemen veranschaulicht werden können. Prozessmodelle erlauben die Darstellung der chronologisch- sachlogischen Abfolge von Tätigkeiten.¹⁰⁶ Anhand von Modellen können sowohl der aktuelle als auch der Soll- Zustand abgebildet und dokumentiert werden. Wenn Prozesse dokumentiert werden, ist zwingend auf eine durchgängige Verwendung der Symbolik zu achten.

Dokumentierte Prozessmodelle werden für folgende Zwecke verwendet:

• Anschauliche Darstellung zur Vermittlung von Verständnis über Funktionen, Verantwortlichkeiten und Abläufen in Unternehmen
• Voraussetzung für ISO- Zertifizierungen
• Basis für Prozessanalyse und -optimierung
• Basis für Veränderungsmanagement und Einführung von IT- Systemen (z.B. integrierte ERP- Systeme)¹⁰⁷

Da Bedürfnisse und Vorkenntnisse der Leser und Anwender von Prozessmodellen unterschiedlich sein können, ist ein für das Unternehmen geeigneter Standard zu wählen, der einheitlich weiter verwendet wird.¹⁰⁸

Prozesse können sich, je nach Detaillierungsgrad, auf verschiedenen hierarchischen Ebenen befinden.

Tabelle 5: Prozesshierarchie¹⁰⁹

Geschäftsprozesse und Prozesse der Ebene 0 werden in der Praxis meist in Form von Prozesslandkarten oder Wertschöpfungsdiagrammen dargestellt. Mit Hilfe von Prozesslandkarten können Geschäftsprozess in ihrer Gesamtheit betrachtet werden.¹¹⁰ Hieraus lassen sich die im Unternehmen vorhandenen wesentlichen Prozesse übersichtsartig erkennen. Des Weiteren zeigen Prozesslandkarten innerbetriebliche Beziehungen auf und verdeutlichen die Prozesse, mit denen das Unternehmen mit den externen Kunden verbunden ist.¹¹¹ Die Darstellung erfolgt üblicherweise mittels Blockpfeilen.¹¹² Die Prozesslandkarte basiert inhaltlich auf der Wertschöpfungskette, welche ebenfalls Geschäftsprozesse abbildet. Diese eignet sich als Startdokumentation für die Modellierung von betrieblichen Prozessen.¹¹³

Prozesse, welche in einer Prozesslandkarte abzubilden sind, wiederholen sich regelmässig und stellen sind wertschöpfende Tätigkeiten des Unternehmens dar.¹¹⁴

Auf gleicher Ebene wie Prozesslandkarte und Wertschöpfungskettendiagramm befindet sich das Organigramm. Die Aufbauorganisation wird als Organigramm dargestellt und ermöglicht eine Übersicht der Einheiten und deren Beziehungen in einer Organisationsstruktur. Auf Ebene 0 und 1 sind im Organigramm die Organisationseinheiten eingezeichnet. Ab Ebene 2 enthalten Detail- Organigramme neben den Organisationseinheiten zusätzlich Stellen.¹¹⁵

Aufgrund des hohen Abstraktionslevels sind bei Prozesslandkarte und Wertschöpfungskette keine Prozessschritte im Detail ersichtlich. Ebenso ist aus einem Organigramm keine Aufgabe einzelner Abteilungen ablesbar.¹¹⁶

Den Geschäftsprozessen auf oberster Ebene, welche dem Überblick über die gesamte Organisation dient, sind alle weiteren Prozesse hierarchisch untergeordnet.

Ab Ebene 2 werden die Prozesse im Detail nicht mehr mittels Blockpfeilen abgebildet. Die genaue Dokumentation dieser Prozesse erfolgt mit Hilfe von Beschreibung als Fliesstext, Prozesstabellen, Flussdiagramme oder graphischer Modelle mit definierter Notation.¹¹⁷

Die Vorteile bei der Verwendung von Fliesstexten zur Beschreibung von Prozessen, Prozesstabellen oder Ablaufdiagrammen ist die einfache Erstellung und die Möglichkeit der Verwendung von Standardsoftware. Mit der Verwendung von Texten wird der Inhalt jedoch schnell unübersichtlich.¹¹⁸ Während Tabellen übersichtlicher und auch für nicht geübte Leser einfach nachvollziehbar sind, können aus diesen Darstellungen Kontrollflüsse und Zusammenhänge nicht ausreichend beschrieben werden.¹¹⁹ Bei graphischen Darstellungen wie Ablaufdiagrammen kann der Kontrollfluss dargestellt werden. Fehlt jedoch eine definierte Notation, so besteht die Gefahr, dass derselbe Prozess personenabhängig unterschiedlich abgebildet wird.¹²⁰ Darstellungen mittels graphischen Modellen mit definierten Notation bilden Kontrollflüsse, Abhängigkeiten und Zuständigkeiten ab, sind übersichtlich und nach wie vor auch für den ungeübten Leser einfach zu lesen. Ein einheitliches Verständnis über die Prozessmodellierung ist sichergestellt. Verbreitet ist die Verwendung der von August Wilhelm Scheer entwickelten semiformalen Modellierungssprache, der erweiterten ereignisgesteuerten Prozesskette (eEPK).¹²¹¹²²

Die Prozessmodellierung mittels eEPK ermöglicht die Visualisierung auch komplexer Zusammenhänge in einem Unternehmen. Prozesse ohne hohen Komplexitätsgrad können mit Standardsoftware dargestellt werden.¹²³

Zur Darstellung von Prozessen werden acht Symboltypen (Konstrukte) verwendet (siehe Anhang 1).

Ein Ereignis, im eEPK- Diagramm als Sechseck dargestellt, ist ein Zustand, der den weiteren Ablauf bestimmt. Ein Ereignis kann ein Auslöser für eine bestimmte Aktivität innerhalb eines Prozessablaufs sein oder auch ein Ergebnis, also ein Output eines Prozessablaufs. Ereignisse sind immer zeitpunktbezogen und beschreiben eine passive Komponente.

Eine Aktivität¹²⁴ schildert einen betrieblichen Vorgang und wird mit rechteckigen Kästchen dargestellt. Durch eine Aktivität, die eine aktive Komponente abbildet, findet eine Umwandlung eines Ausgangszustands in einen Ergebniszustand statt.

Aktivitäten werden mit Substantiv und Verb beschrieben, Ereignisse mit Substantiv und Partizip.¹²⁵ Eine Aktivität innerhalb eines Herstellprozesses kann z.B. lauten «Lösung herstellen». Das entsprechende Ergebnis (Ereignis) lautet demzufolge «Lösung hergestellt».

Pfeile verbinden Ereignisse und Aktivitäten zu einem Ablauf. Die zeitlich- logische Abfolge von Ereignissen und Aktivitäten wird als Kontrollfluss bezeichnet.¹²⁶

Bei der vertikalen Darstellung der Prozessabläufe werden drei Spalten eingehalten: Informationsobjekte, Ereignisse und Aktivitäten, Organisationseinheiten.¹²⁷

Durch die Verbindung mit der Organisationseinheit wird die Verantwortlichkeit für die zugeordnete Aktivität aufgezeigt.¹²⁸ Die Verbindung mit Informationsobjekten verdeutlicht die für die Ausführung der Aktivität notwendige Datenressource.¹²⁹ Prozessketten können linear verlaufen und stellen somit einen sequentiellen Prozess dar. Prozessketten können aber auch parallele oder alternative Abläufe beinhalten, d.h. dass abhängig vom Ereignis unterschiedliche Prozesse folgen können. Solche Verzweigungen werden mit logischen Konnektoren beschrieben («und», «oder» und «entweder oder», auch «x-oder» genannt)¹³⁰. Die Verknüpfung «und» bedeutet, dass alle ausgehenden Prozesspfade durchlaufen werden müssen. Eine «oder»- Verknüpfung bedeutet, dass mindestens einem ausgehenden Pfad gefolgt werden muss. Es kann aber auch mehreren oder allen weiterführenden Prozesspfaden gefolgt werden. Bei «entweder oder»- Verknüpfungen muss genau einem ausgehenden Prozesspfad gefolgt werden.¹³¹

Nach einer Verzweigung ist es möglich, dass Prozesse wieder zusammenlaufen. Diese Zusammenführungen werden ebenfalls über Konnektoren logisch beschrieben. Die Logik bei der Verzweigung wird bei der Zusammenführung beibehalten.¹³²

Abb. 6: Diagramm erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette (eEPK) (eigene Darstellung)

Legende:

Weitere nachstehend aufgeführte Regeln müssen bei der Darstellung mit EPK-Diagrammen berücksichtigt werden:

• Prozesse beginnen und enden mit
• Im Kontrollfluss wechseln sich Ereignisse einem Ereignis - Aktivitäten stehen nie zu Beginn oder am Ende eines Prozesses und Aktivitäten ab
• Nur bei «und»- Verknüpfungen kann auf ein Ereignis eine Verzweigung erfolgen. Bei «oder» und «entweder oder»- Verknüpfungen muss eine Entscheidung innerhalb einer Aktivität getroffen werden
• Ereignisse und Funktionen haben immer nur je eine eingehende und eine ausgehende Flusslinie
• Organisationseinheiten sind immer mit Aktivitäten verbunden, nicht mit Ereignissen¹³³

Mit einer Modellierung von Prozessen werden Prozessstrukturen erfasst.¹³⁴ Prozessmodelle bilden einen geeigneten Ausgangspunkt für weiterführende Analysen und Optimierungen.

¹⁰⁶ Vgl. Koch (Prozessmodellierung), S.47
¹⁰⁷ Vgl. Bundesministerium des Inneren, Organisationshandbuch (Prozessmodelle), Abschnitt 6.2.4, S.265-271.
URL: http://www.orgahandbuch.de/OHB/DE/node.html [24.12.2013]
¹⁰⁸ Vgl. Brecht- Hadraschek/Feldbrügge (Prozessmodellierung- ein Sprachkurs), S.64
¹⁰⁹ In Anlehung an Senden/Dworschak (Prozesse zusammenführen und strukturieren), S.41
¹¹⁰ Vgl. Wilhelm (Darstellungsmittel für Prozesse), S.34
¹¹¹ Vgl. Wilhelm (Darstellungsmittel für Prozesse), S.34
¹¹² Vgl. Bundesministerium des Inneren, Organisationshandbuch (Prozessmodelle), Abschnitt 6.2.4, S.265-271.
URL: http://www.orgahandbuch.de/OHB/DE/node.html [24.12.2013]
¹¹³ Vgl. Bundesministerium des Inneren, Organisationshandbuch (Prozessmodelle), Abschnitt 6.2.4, S.265-271.
URL: http://www.orgahandbuch.de/OHB/DE/node.html [24.12.2013]
¹¹⁴ Vgl. Wilhelm (Darstellungsmittel für Prozesse), S.36
¹¹⁵ Vgl. Allweyer (Strukturierung von Prozessmodellen), S.220
¹¹⁶ Vgl. Wilhelm (Darstellungsmittel für Prozesse), S.36
¹¹⁷ Vgl. Allweyer (Nutzen von Geschäftsmodellen), S.130
¹¹⁸ Vgl. Allweyer (Nutzen von Geschäftsmodellen), S.131
¹¹⁹ Vgl. Allweyer (Nutzen von Geschäftsmodellen), S.132
¹²⁰ Vgl. Allweyer (Nutzen von Geschäftsmodellen), S.132
¹²¹ Vgl. Koch (Erweiterte ereignisgesteuert Prozesskette), S.56
¹²² Anmerkung: Ein neuerer Standard ist die Prozessmodellierung mittels Business Process Modeling Notation (BPMN). Bei dieser Weiterentwicklung stehen z.B. noch mehr Symbolelemente zu Verfügung, wodurch Prozesse noch präziser abgebildet werden können. Da die EPK aber noch häufiger Verwendung findet, wird an dieser Stelle nur auf die EPK eingegangen.
¹²³ Vgl. Koch (Dokumentationsmöglichkeiten von Prozessen), S.51
¹²⁴ Anmerkung: In der Literatur wird häufig der Begriff «Funktion» verwendet. Funktion bedeutet Tätigkeit, Verrichtung. Zur Abgrenzung des Begriffs, welcher in dieser Arbeit ausschliesslich im Rahmen der Aufbauorganisation (Organigramm) verwendet wird, wird für die Ablauforganisation der inhaltlich gleich zu setzende Begriff «Aktivität» benützt.
¹²⁵ Vgl. Bundesministerium des Inneren, Organisationshandbuch (Prozessmodelle), Abschnitt 6.2.4, S.265-271.
URL: http://www.orgahandbuch.de/OHB/DE/node.html [24.12.2013]
¹²⁶ Vgl. Allweyer (Geschäftsprozesse im Detail), S.46
¹²⁷ Vgl. Bundesministerium des Inneren, Organisationshandbuch (Prozessmodelle), Abschnitt 6.2.4, S.265-271.
URL: http://www.orgahandbuch.de/OHB/DE/node.html [24.12.2013]
¹²⁸ Vgl. Aichele (Modellierungsmethoden), S.49
¹²⁹ Vgl. Aichele (Modellierungsmethoden), S.49
¹³⁰ Vgl. Brecht- Hadraschek/Feldbrügge (Prozessmodellierung- ein Sprachkurs), S.68
¹³¹ Vgl. Brecht- Hadraschek/Feldbrügge (Prozessmodellierung- ein Sprachkurs), S.69
¹³² Vgl. Brecht- Hadraschek/Feldbrügge (Prozessmodellierung- ein Sprachkurs), S.70
¹³³ Vgl. Bundesministerium des Inneren, Organisationshandbuch (Prozessmodelle), Abschnitt 6.2.4, S.265-271
URL: http://www.orgahandbuch.de/OHB/DE/node.html [24.12.2013]
¹³⁴ Vgl. Thonemann (Prozessstruktur), S.151