5.5.6.1. Teilprozess “Begleitpapiere prüfen”

Alle relevanten Begleitpapiere eines Produktionsauftrages werden durch Mitarbeiter der Spedition auf Vollständigkeit hin überprüft. Dadurch soll insbesondere sichergestellt werden, dass alle vorgeschriebenen Arbeitsschritte erfolgt und auf den Papieren entsprechend vermerkt worden sind.

Schwächen

Im Verlaufe des Produktionsprozesses werden die Begleitpapiere (Arbeitspapiere) mehrmals kopiert und mit den Originaldokumenten weitergegeben, was Schwächen auf diversen Ebenen zur Folge hat:

• Qualität: Der Prozessschritt ist fehleranfällig, da eine Sichtkontrolle der Papiere aufwändig und unübersichtlich ist.
• Zeit: Nach Angaben von Mitarbeitern werden pro Tag ca. 2 Arbeitsstunden für diesen nicht-wertschöpfenden Prozessschritt aufgewendet (Kontrolle und Nachfragen).
• Kosten: Neben unnötig vielen Kopien verursacht der hohe Zeitaufwand nicht-wertschöpfende Kosten in der Höhe von ca. CHF 25‘000.- pro Jahr.

Massnahmen

Die Überprüfung der abgeschlossenen Arbeitsschritte auf Sicht ist ‚evolutionär‘ gewachsen und mittlerweile veraltet, weshalb folgende Massnahmen umzusetzen sind:

• Verbindliches Arbeitspapier: Für jeden Produktionsauftrag wird ein für Alle verbindliches Arbeitspapier erstellt. Auf diesem sind jegliche Arbeitsschritte zu dokumentieren, Kopien werden nicht mehr benötigt / geduldet. Die im Umlauf stehenden Gebinde für die internen Transporte (Gitterboxen, Palette) werden entsprechend mit Tragetaschen (Schutz der Arbeitspapiere) ausgerüstet.
• Rückmeldung der Arbeitsschritte: Künftig müssen die einzelnen Arbeitsschritte im ERP-System zurückgemeldet werden. Dies macht eine abschliessende Sichtprüfung der Arbeitspapiere überflüssig.