5.5.6.2. Teilprozess “Bedarf Atteste ermitteln”

Mitarbeiter in der Spedition ermitteln den vom Kunden geforderten Bedarf an Attesten (Prüfdokumente etc.). Dieser wird anschliessend dem Labor übermittelt, welche diese erstellen.

Schwächen

Das Labor verlangt von der Spedition detaillierte Angaben, was hohen Such- und Koordinationsaufwand verursacht. Zudem fühlt sich niemand verantwortlich für diesen Prozessschritt.

• Qualität: Der hohe Bedarf an Rückfragen und Koordinationsaufgaben führt zu erhöhter Fehleranfälligkeit in Bezug auf die korrekte und vollständige Zusammenstellung der geforderten Atteste.
• Zeit: Die Durchlaufzeit wird aufgrund häufiger Rückfragen unnötig verlängert. Zudem meldet das Labor die fertiggestellten Atteste nicht sofort zurück, sondern erwartet eine entsprechende Rückfrage von Mitarbeitern der Spedition.
• Kosten: Nicht bewertet.

Massnahmen

• Klare Verantwortlichkeit: Die Prozessverantwortung wird dem Labor zugeteilt, da die Labor-Mitarbeiter über die fachlichen Kenntnisse verfügen. Diese sind dafür Verantwortlich, fehlende Informationen zu beschaffen und koordinieren den gesamten Prozessschritt.
• ERP-Unterstützung: Der Bedarf wird nicht mehr von der Spedition ermittelt. Die nötigen Atteste sind im ERP-System (Operationsplan) hinterlegt und abrufbar. Das Labor meldet die einzelnen Atteste zurück (ERP) und informiert die Spedition, sobald die Atteste fertiggestellt sind.