5.5.6.5. Teilprozess “Transporte organisieren”

Nachdem die Produkte verpackt und die nötigen Atteste erstellt worden sind, werden die Transporte organisiert.

Schwächen

Für diesen Prozess bestehen unnötige Varianten: Exporte werden von Verkaufsmitarbeitern organisiert, Inland-Transporte von Mitarbeitern der Spedition.

• Qualität: Keine negativen Auswirkungen.
• Zeit: Verkaufsmitarbeiter werden von Speditionsmitarbeitern über anstehende Exporte informiert und mit den nötigen Dokumenten versorgt (Atteste etc.). Dies erfordert Rückfragen und beansprucht unnötigen Informations- und Kommunikationsaufwand (ca. 0.5 Arbeitsstunden / Tag).
• Kosten: Neben den unnötig beanspruchten Zeitressourcen (ca. CHF 10‘000 / Jahr), bleiben Synergiepotenziale in der Vergabe von Transportaufträgen ungenutzt, da Verkaufs- und Speditionsmitarbeiter unterschiedliche Spediteure beauftragen.

Massnahmen

• Prozess-Integration / Standardisierung ‚Zentrale Avisierung‘: Alle Transporte werden von der Spedition beauftragt.
• Ausschreiben der Transporte: Künftig werden die Transporte der GAG jährlich unter diversen Spediteuren ausgeschrieben und verteilt. Schätzungsweise können dadurch die Transportkosten um 5 – 10 % reduziert werden, was CHF 12‘500 – 25‘000 pro Jahr entspricht. Zudem können dadurch die Zahl der externen Ansprechpartner verringert werden, was die Komplexität des Informations- und Kommunikationsaufwandes verringert.

Einige Teilprozesse können optimiert und entsprechende Verantwortlichkeiten klarer definiert werden. Folglich zeigt sich der neue Soll Prozess wie auf Abbildung 22 ersichtlich:

Abbildung 22: Soll-Prozess Auftragsabschluss